برای اکثر کسب و کارها، اکسل به طور کلی در مرحله ای از مدیریت چرخه عمر قرارداد و فروشنده نقشی را ایفا می کند. این نرم‌افزار یکی از در دسترس‌ترین و پرکاربردترین نرم‌افزارها در جهان است و برای ثبت انواع داده‌های جمع‌آوری‌شده در قراردادها مناسب است.

مدیریت قرارداد در اکسل (تنظیمات)

چرا مدیریت قرارداد در اکسل یک راه حل پیشرو است؟

همانطور که یک کسب و کار رشد می کند و قراردادهای بیشتری را ایجاد می کند، نیاز به یک مخزن مرکزی نیز افزایش می یابد، جایی که داده ها می توانند به طور متمرکز ذخیره و ردیابی شوند.

مدیریت قرارداد از طریق اکسل چه مزیتی به کسب و کارها می دهد؟

• دسترسی بهتر به قراردادها، زیرا اطلاعات را می توان در یک مکان ذخیره کرد.
• بهترین و سریعترین راه برای مشاهده تمدیدهای آتی و اقدامات اولیه.
• راهی بهتر برای پیگیری توافقات به جای تکیه بر دانش فردی.
• یک پلتفرم آشنا که به خرید یا آموزش کاربر کمی نیاز دارد.

اگر کسب و کار شما در حال حاضر مکان اختصاصی برای قراردادهای فروشگاهی ندارد، قراردادهای شما در مکان های مختلفی یافت می شود. چه در درایوهای مشترک، ایمیل‌ها، کمد شخصی! یا یک کابینت پرونده، در نهایت با یک مشکل رایج روبرو خواهید شد.

یافتن قراردادها و نسخه‌های مناسب به یک کار طاقت فرسا تبدیل خواهد شد.

71 درصد از مشاغل نمی توانند حداقل 10 درصد از قراردادهای خود را پیدا کنند.

فقدان ردیابی ساختار یافته قرارداد می تواند منجر به پیامدهای دیگری از جمله افزایش ریسک قرارداد، تمدید خودکار ناخواسته و اختلال در تجارت شود. این اختلال می‌تواند جنبه‌های مختلفی داشته باشد، مانند جریمه برای عدم رعایت یا مسائل عملیاتی، زیرا ارائه خدمات بدون اطلاع شما متوقف شده است.

از این الگو برای ایجاد نیازهای مدیریت قرارداد خود استفاده کنید. برنامه را مطابق با نیازهای تجاری و برند خود سفارشی کنید.

این برنامه آماده سفارشی‌سازی به شما کمک می‌کند خطرات مالی و انطباق مرتبط با فرآیند مدیریت قرارداد نامنظم را حذف کنید. یک مخزن از تمام قراردادهای موجود ایجاد کنید و از جدول دوم برای رسیدگی به هر فعالیت قراردادی – از توسعه قرارداد تا تمدید استفاده کنید.

برنامه اکسل مدیریت قرارداد برای چه کسانی است؟

برنامه مدیریت قرارداد تجاری برای هر سازمانی که به دنبال ساده‌سازی فرآیند مدیریت قرارداد و به حداقل رساندن ریسک‌های مالی و انطباق است، ایده‌آل است.

این به ویژه برای مشاغلی که حجم بالایی از قراردادها را انجام می دهند مفید است، زیرا یک مخزن متمرکز برای همه قراردادهای موجود فراهم می کند و فعالیت قرارداد را از توسعه تا تمدید تسهیل می کند.

چه مالک یک کسب و کار کوچک باشید و چه بخشی از یک شرکت بزرگتر، این برنامه را می توان برای رفع نیازهای مدیریت قرارداد منحصر به فرد و برندسازی شما سفارشی کرد.

ویژگی های استفاده شده در برنامه اکسل مدیریت قرارداد

لیست قراردادها

لیست قراردادها با قابلیت فیلتر بر اساس:

1. وضعیت قراردادها
2. دوره قراردادها
3. سال قراردادها
4. مسئول قراردادها
5. نوع قراردادها
6. ماه قراردادها
7. مبلغ قراردادها

مدیریت قرارداد در اکسل (لیست قرارداد)

برنامه اکسل مدیریت و پیگیری قرارداد:

کاربرگ ” داده های قراردادها ” شامل تمام اطلاعات ضروری است. مانند موارد زیر در آن جدول موجود در کاربرگ داده های قرارداد موجود است.

1- شناسه قرارداد، 2- نام پیمانکار، 3- نوع قرارداد، 4- تلفن، 5- ایمیل، 6- دوره قرارداد(سالیانه، نیمسال، فصلی، ماهانه) ، 7- مبلغ قرارداد (تومان / هزار تومان یا هر مبلغی که مد نظر دارید)، 8- تاریخ امضای قرارداد، 9- تاریخ اجرای قرارداد، 10- ماه، 12- سال سررسید، 13- مدت (روز)، 14- هشدار تاخیر اجرای قرارداد، 15- نام مسئول قرارداد، 16- آیا قرارداد تمدید شد؟، 17- وضعیت قرارداد

1. شناسه قرارداد: بصورت اتوماتیک نوشته خواهد شد. توجه داشته باشید که شماره قراردادهای شما با شناسه قرارداد در این فایل متفاوت است.
2. نام پیمانکار: نام پیمانکار در این ستون از جدول قرار داده خواهد شد.
3. نوع قرارداد: قراردادها را بر اساس دسته بندی کسب و کارتان طبقه بندی می کند، مانند اجاره، تامین خدمات، مشارکت، فروش و منابع انسانی، استخدام. یا هر نوع قرارداد دیگر که نوع قرارداد را خودتان مشخص می کنید.
4. تلفن: شماره تماس طرف قرارداد در این ستونها ذکر خواهد شد.
5. ایمیل: آدرس ایمیل طرف قرارداد.
6. دوره قرارداد: در این برنامه ما دوره قرارداد را سالیانه، نیمسال، فصلی و ماهانه تعیین کرده ایم که می توانید برحسب نیازتان آنها را تغییر دهید. توجه داشته باشید که می توانید برای هر دوره تعداد روزها را مشخص نمایید تا در سایر قسمتهای برنامه از آن تعداد روز برای آن دوره استفاده و محاسبه گردد.
7. مبلغ قرارداد: با توجه افزایش ارزش پول ایران که روز به روز ثروتمند تر می شویم!!!!! می توانید واحد پول را به تومان / هزار تومان / میلیون تومان یا هر مبلغی که مد نظر دارید تغییر دهید تا از شر صفرهای بی خودی در مبالغ آزاد شوید.
8. تاریخ امضای قرارداد: قرارداد چه زمانی عقد گردیده است؟
9. تاریخ اجرای قرارداد: قرارداد از چه زمانی باید اجرا شود؟
10. ماه: این ستون بصورت اتوماتیک تکمیل خواهد شد.
11. سال سررسید: همان تاریخ اتمام قرارداد می باشد که بصورت اتوماتیک و با توجه به تاریخ شروع قرارداد و دوره قرارداد که تنظیم کرده اید تکمیل می شود.
12. مدت (روز): این ستون نیز بصورت اتوماتیک و با توجه به تنظیمات اولیه شما در برنامه، تنظیم می شود.
13. هشدار تاخیر اجرای قرارداد: این ستون که بصورت خودکار تکمیل می شود، هشدارهای تاخیر در اجرای قرارداد را صادر می کند که بایستی با توجه به آن قرارداد تمدید گردد و یا تمهیدات لازم اندیشیده شود.
14. نام مسئول قرارداد: مسئول قرارداد چه کسی است؟
15. آیا قرارداد تمدید شد؟: بعد از تمدید قرارداد این سون تکمیل گردد.
16. وضعیت قرارداد: که بصورت فعال یا غیر فعال می باشد.

برگه تعریف مسئولان رسیدگی به قراردادها

مدیریت قرارداد در اکسل (مسئول قرارداد)

برنامه اکسل مدیریت قرارداد یک راه عالی برای مدیریت فرآیندهای شما و سازماندهی قراردادهای شما در یک مکان است. دارای ویژگی‌های فیلتر و جستجو است که به شما امکان می‌دهد بدون توجه به تعداد سوابق خود، در مدیریت قرارداد خود باقی بمانید.

برگه داشبورد ماهانه و نمودار قراردادها

در این برگه نمودار چهارگانه برحسب موارد زیر وجود دارند:

1. قراردادها براساس تعداد در ماه
2. قراردادها براساس مبلغ در ماه
3. قراردادها براساس مدت زمان
4. قراردادها براساس تعداد حسب محدوده مبلغ

مدیریت قرارداد در اکسل (نمودار قرارداد)