اکسل ثبت و مدیریت سفارش خرید در اکسل * 100% کاربردی * قابل گسترش

سیستم کامل سفارش خرید در اکسل با شماره گذاری خودکار و ویژگی های پایگاه داده. سفارش خریدهای گذشته خود را ضبط و پیگیری کنید. آماده چاپ و صادرات به PDF.

آیا می خواهید فرمت های سفارش خرید را در اکسل ایجاد کنید؟ استفاده از مدیریت سفارش خرید و پیگیری این فرآیند را سریعتر و آسان تر می کند. با استفاده از این قالب اکسل مدیریت سفارش خرید ، می‌توانید سفارش خریدهای خود را ایجاد، ضبط و نظارت کنید.

الگوی مدیریت سفارش خرید ما ابزاری ضروری برای مدیریت زنجیره تامین است که به دقت طراحی شده است تا فرآیندهای خرید و تدارکات را در یک محیط تجارت به تجارت (B2B) ساده کند.

عناصر خاصی در قالب رسمی سفارش خرید وجود دارد مانند شماره سفارش خرید، توضیحات مورد، واحدها، قیمت ها، شرایط، تاریخ و غیره.

ثبت و مدیریت سفارش خرید در اکسل-متحرک

سفارش خرید چیست؟

مدیریت سفارش خرید (PO) یک سند رسمی است که خریدار به فروشنده می دهد. انواع کالاها یا خدماتی را که خریدار می‌خواهد، تعداد آنها و قیمت توافقی را فهرست می‌کند. برای بسیاری از کسب و کارها و سازمان ها، بخش مهمی از فرآیند خرید است.

اکثر شرکت ها از صفحات گسترده اکسل برای تهیه سفارشات خرید استفاده می کنند. اما بیشتر اوقات اینها غیر استاندارد هستند، اطلاعات مهم را از دست داده اند، و فاقد طراحی شیک هستند که با تصویر برند شرکت مطابقت ندارد. علاوه بر این، وارد کردن اطلاعات هر بار از ابتدا بسیار زمان‌بر است.

سفارش خرید (PO) یک نوع فرم رایج است که بین شرکت های تجاری در چرخه زندگی روزانه تجاری استفاده می شود. این معمولاً توسط شرکت هایی تهیه می شود که می خواهند اقلام خاصی را از ارائه دهنده خریداری کنند.

هنگامی که فروشنده سفارش خرید را می پذیرد، به یک توافق الزام آور بین دو طرف تبدیل می شود.

چگونه در اکسل سفارش خرید ایجاد کنیم؟

برای ایجاد سفارش خرید در اکسل:

1. قالب سفارش خرید خود را با لوگوی شرکت خود ایجاد کنید
2. اطلاعات خریدار و فروشنده را اضافه کنید
3. تمام اقلام را با اطلاعات کمیت، واحد و قیمت فهرست کنید
4. کل مبلغ را محاسبه کنید
5. شرایط تحویل و پرداخت و همچنین سایر شرایط و ضوابط را تعریف کنید
6. یک شماره سفارش خرید بدهید

اما، لازم نیست برای آماده سازی قالب سفارش خرید خود وقت بگذارید. ژنراتور سونار وب فرمت سفارش خرید حرفه ای را به شما می دهد که به راحتی می توانید آن را پر کنید. همچنین، می توانید سفارش خریدهای قبلی خود را ضبط کنید.

ثبت و مدیریت سفارش خرید در اکسل-داشبورد

مزایای قالب سفارش خرید چیست؟

از نیازهای مواد گرفته تا دریافت محموله ها، همه جنبه ها پوشش داده شده است. فرم‌های سفارش خرید و LPO (سفارش محلی) همراه با بارنامه و صورت‌حساب‌ها جزو اسناد اصلی حسابداری دقیق و نگهداری سوابق هستند.

شما می توانید به راحتی درخواست اسناد نقل قول (RFQ) را ایجاد کنید، مذاکرات کارآمد با تامین کنندگان را تسهیل کنید، و فرآیند تایید و خرید را با ویژگی های قابل ویرایش و چاپ تسریع کنید .

این الگو به افسران ارشد تدارکات (CPO) در برنامه‌ریزی و مدیریت مؤثر درخواست‌های خرید کمک می‌کند و از روند سفارش و تحویل روان از فروشنده به انبار اطمینان می‌دهد.

با ترکیب اصول مدیریت ارتباط با تامین کننده (SRM)، فرآیند منبع یابی و خرید را افزایش می دهد و در عین حال زنجیره تامین را بهینه می کند، مشارکت های مولد را با فروشندگان تقویت می کند.

این یک دارایی ارزشمند برای سیستم های تدارکات الکترونیکی و مدیریت سفارش (OMS)، ایجاد پیشنهاد فروش، نظارت بر ارسال و ثبت رسید برای هر تراکنش است.

ثبت و مدیریت سفارش خرید در اکسل- 2فاکتور

چرا به این الگوی سفارش خرید به جای موارد ساده نیاز دارم؟

اگر از قالب‌های صفحه گسترده ساده برای تهیه فرم‌های سفارش خرید استفاده می‌کنید، این ابزار ممکن است به دلایل زیر مناسب باشد:

حرفه ای و با ساختار خوب:

یک سفارش خرید زیبا و منظم تصویر شرکت شما را بهبود می بخشد. همچنین شامل تمام عناصر لازم است تا چیزی را فراموش نکنید.

صرفه جویی در زمان آماده سازی سفارش خریدهای جدید:

این ابزار یک بخش پایگاه داده جداگانه برای محصولات/خدمات شما دارد که به شما امکان می دهد به جای اینکه هر بار ورودی ها را وارد کنید، “انتخاب” کنید. شما فقط بخش پایگاه داده خود را به روز نگه دارید و سفارش خریدهای جدید را در 30 ثانیه آماده کنید!

سفارشات گذشته خود را ثبت کنید:

آیا تا به حال فکر کرده اید کالایی که از تامین کننده XYZ درخواست کرده اید چه بوده است؟ به جای مرور چندین سند، آنها فقط در این الگو ثبت می شوند. بعداً می توانید تجزیه و تحلیل کنید و با این داده ها گزارش ایجاد کنید.

این الگو دارای بسیاری از ویژگی‌های مفید دیگر مانند صادرات آسان به PDF ، نمایش / پنهان کردن تخفیف‌ها با یک دکمه، اختصاص دادن و ضبط شخصی که سفارش خرید را ایجاد کرده است، و غیره است. استفاده از همه این ویژگی‌ها بسیار آسان است و با دستورالعمل‌های روی برگه همراه است.

ویژگی های قالب سفارش خرید

اساساً قالب سفارش خرید از 3 بخش اصلی تشکیل شده است:

1. مولد سفارش خرید
2. پایگاه داده محصولات / خدمات
3. ثبت سفارش و پیگیری

جریان به این صورت است: محصولات/خدماتی را که مرتب سفارش می دهید در پایگاه داده وارد کنید > سفارش خریدهای خود را در بخش مولد ایجاد کنید > سفارش خریدهای گذشته خود را در بخش Tracking تجزیه و تحلیل کنید.

ثبت و مدیریت سفارش خرید در اکسل-سوابق سفارش

1. بخش مولد سفارش خرید

مدیریت سفارش خرید – دکمه های منو

ایجاد و چاپ در قالب PDF:

با دیدن قالب سفارش خرید خود در اکسل، یک PDF موقت ایجاد می کند. قبل از ایجاد PDF کنترل هایی مانند بررسی شناسه منحصر به فرد، تاریخ، مقدار کل و غیره را انجام می دهد. هنگام ایجاد یک PDF، فراموش نکنید که آن را در پوشه مربوطه در رایانه خود ذخیره کنید.

ثبت داده ها در فایل اکسل مدیریت سفارش خرید:

این داده های سفارش خرید را به بخش ردیابی ارسال می کند تا بتوانید تجزیه و تحلیل کنید که چه چیزی / چه زمانی / چگونه برای ارائه دهندگان خاص سفارش خرید ایجاد کرده اید.

افزودن/حذف ردیف ها:

این دکمه ردیف های جدید را اضافه می کند یا ردیف های موجود در فاکتور را حذف می کند.

پنهان کردن تخفیف ها:

قسمت تخفیف اختیاری است و گاهی اوقات ممکن است بخواهید در صورت عدم وجود تخفیف در سطح کالا، آن را پنهان کنید. بنابراین، این دکمه ستون تخفیف را تغییر می دهد.

بازنشانی فرم Reset Form:

این دکمه تمام اطلاعات موجود در قالب مدیریت سفارش خرید را حذف می کند، فرمول ها را تازه می کند و آن را برای یک سفارش خرید جدید آماده می کند. با احتیاط استفاده کنید.

ثبت و مدیریت سفارش خرید در اکسل-فاکتور

لوگوی شرکت:

این یک لوگو ساختگی است. شما به راحتی می توانید این یکی را با خود جایگزین کنید.

شماره سفارش:

شماره سفارش برای ثبت و مدیریت سفارش خریدها در بخش پیگیری مهم است. برای اینکه بتوانید سفارش خریدهای جداگانه را از یکدیگر متمایز کنید، باید از شماره سفارش منحصر به فرد در هر سفارش خریدی که ایجاد می کنید استفاده کنید.

می‌توانید سفارش شماره را به صورت دستی در قسمت بالای فرم بنویسید یا روی دکمه «تولید خودکار» کلیک کنید تا به سرعت یک شناسه جدید ایجاد کنید (همچنین می‌توانید پیشوند را تغییر دهید)

شخص مسئول:

شخص مسئول در بخش ردیابی ثبت می شود تا بتواند بعداً افرادی که سفارش خرید را ایجاد کرده اند دنبال کند. می توانید لیست افراد را در قسمت داشبورد اضافه یا حذف کنید.

بخش محصولات/خدمات:

وقتی روی ردیف اول زیر توضیحات کلیک می کنید، می توانید موارد محصول/خدمات خود را از منوی کشویی انتخاب کنید. تمام اطلاعات مرتبط با توجه به داده هایی که در بخش پایگاه داده وارد می کنید به طور خودکار ظاهر می شوند.

اطلاعات:

می‌توانید مقادیر Amount را برای سفارش خرید فعلی تغییر دهید (نگران فرمول‌ها نباشید زیرا وقتی فرم را بازنشانی کنید دوباره ایجاد می‌شوند). همچنین، می‌توانید ارزی را که می‌خواهید در داشبورد استفاده کنید، تعریف کنید.

دستورالعمل‌ها:

می‌توانید دستورالعمل‌ها را از سوئیچر در قسمت بالا سمت راست نشان دهید/مخفی کنید.

نمایش / پنهان کردن کل تخفیف انتخابگر:

شما می توانید با این انتخابگر مجموع تخفیف را نمایش یا پنهان کنید. الگوی مدیریت سفارش خرید به طور خودکار مقدار تخفیفی را که در اینجا وارد می کنید محاسبه می کند.

نمایش / پنهان کردن انتخابگر مالیات:

شما می توانید مالیات را در اینجا با این انتخابگر نشان داده شده در زیر نشان دهید یا پنهان کنید. قالب سفارش خرید به طور خودکار مقدار مالیاتی را که وارد می کنید محاسبه می کند و مقدار کل را اضافه می کند.

نمایش / پنهان کردن هزینه حمل و نقل:

می توانید هزینه حمل و نقل را با این انتخابگر نمایش یا پنهان کنید. قالب سفارش خرید به طور خودکار مقدار ارسال ارسالی شما را نیز محاسبه می کند و مبلغ کل را اضافه می کند.

یادداشت‌ها و دستورالعمل‌های سفارش:

این یک فیلد متنی رایگان است که در آن می‌توانید یادداشت‌های اضافی را که می‌خواهید به تأمین‌کننده تحویل دهید، یادداشت کنید.

ثبت و مدیریت سفارش خرید در اکسل-پایگاه داده محصول

2. بخش پایگاه داده محصولات / خدمات

توضیحات و اطلاعات: ستون توضیحات در منوی کشویی در قالب مدیریت سفارش خرید استفاده می شود (همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است) در ستون Info می توانید هر داده ای را برای هر مورد قرار دهید. اگر پیوندهای وب را در اینجا قرار دهید، آنها به عنوان پیوندهای قابل کلیک در PDF ایجاد شده ظاهر می شوند.

اقلام شماره – واحد – قیمت واحد – واحد پول: این اطلاعات به صورت خودکار در هنگام انتخاب کالای مربوطه در حین تهیه سفارش خرید خود مطابق شکل زیر در قیمت پیشنهادی شما ظاهر می شود. یک صرفه جویی در زمان عالی!

واحد و ارز در داشبورد به منظور اطمینان از سازگاری داده ها در سراسر کتاب کار شما تعریف شده است.

3. پایگاه داده تامین کننده را ویرایش کنید

با اضافه کردن تامین کننده خود در بخش پایگاه داده، ایجاد یک نقل قول جدید آسان تر خواهد بود و زمان کمتری می برد. می توانید نام تامین کننده خود را از دکمه کشویی در قسمت اطلاعات تامین کننده انتخاب کنید.

ثبت و مدیریت سفارش خرید در اکسل-پایگاه داده تامین کنندگان

4. ثبت سفارش و بخش پیگیری

تمام این اطلاعات از بخش PO Generator آمده است. هر بار که یک مدیریت سفارش خرید جدید ایجاد می کنید و روی دکمه ضبط کلیک می کنید، این ابزار به شما اطلاع می دهد که داده های سفارش خرید را مطابق شکل زیر در بخش ردیابی ثبت کرده اید:

اگر می خواهید سفارش خرید های خود، مسئولی که سفارش خرید را ایجاد کرده است، مواردی که درخواست کرده اید و غیره را پیگیری کنید، این واقعا مفید است.

چه صدور سفارشات خرید، ردیابی تحویل، یا مدیریت منابع باشد، این الگو به عنوان یک راه حل جامع برای تمام نیازهای مربوط به تدارکات شما، از درخواست تا رسید، عمل می کند.

خلاصه ویژگی‌های ژنراتور و ردیاب سفارش خرید

• قالب مدیریت سفارش خرید برای ایجاد سفارشات خرید حرفه ای
• بخش پایگاه داده برای آماده سازی سریعتر سفارش خرید
• بخش پیگیری برای ثبت سفارش
• طراحی کاربر پسند و شیک
• قابلیت صادرات به PDF
• برچسب سفید
• کاملا قابل تنظیم و آماده برای چاپ
• یادداشت های اطلاعاتی گنجانده شده است
• بدون نیاز به نصب، آماده استفاده است
• هم روی مک و هم روی ویندوز کار می کند
• سازگار با اکسل 2010 و نسخه های بعدی
• شامل کدهای VBA یا ماکروها است