ابزار مدیریت پروژه اکسل برای نقش ها و وظایف تیمی * اکسل ماتریس واگذاری مسئولیت * ماتریس raci و مدیریت وظایف تخصیص مسئولیت * شامل نمودار RACI و ساختار شکست کار

اکسل ماتریس RACI واگذاری مسئولیت ماتریس RACI

ماتریس تعیین مسئولیت RACI چیست؟

ماتریس تعیین مسئولیت (Responsibility Assignment Matrix) یا نمودار raci ابزاری برای مشخص کردن نقش‌ها و مسئولیت‌ها در برابر وظایف موجود در یک فرآیند است. به عبارت دیگر، یک تکنیک برای شناسایی حوزه‌های وظیفه‌ای، تشخیص تفاوت میان آن‌ها و رفع ابهامات از طریق نمایش ارتباط نقش‌ها با وظایف موجود، به شمار می‌رود. اما اگر می‌خواهید بدانید raci مخفف چیست، باید بگوییم این مفهوم مخفف 4 کلمه است:

• R * Responsible (مسئول): این شخص مسئول انجام کارها و تصمیم‌گیری‌ها است. شخص یا افرادی که وظیفه انجام کار را بر عهده دارند. این وظیفه آنهاست که اقدام کنند و چیزها را به وقوع بپیوندند. هرچند در طراحی فرآیند توصیه می‌شود تعداد افراد در نقش مسئول به حداقل کاهش پیدا کند، اما برخی مواقع ممکن است، مسئول انجام یک فعالیت بیشتر از یک نفر باشد.
• A * Accountable (پاسخگو): این شخص مسئولیت اطمینان از نهایی شدن فعالیت‌ها و فرآیندها را بر عهده دارد. که برای اطمینان از درست و کامل انجام کار باید پاسخگو باشد. برای هر کار، باید دقیقاً یک پاسخگو وجود داشته باشد. در واقع فرد پاسخگو باید خروجی‌هایی را که مسئول تولید کرده است، تصویب و تایید کند.
• C * Consulted (مشاور): به کمک این نقش، اطلاعات مفیدی برای اتمام فعالیت فراهم می‌شود. افرادی که قبل از انتخاب یا انجام کاری از آنها نظر خواسته می شود. این معمولاً گروهی از متخصصان موضوع هستند. شخص مشاور معمولا فردی است که به موضوع مورد نظر کاملا مسلط است.
• I * Informed (مطلع): این نقش باید در جریان رخدادها یا خروجی‌های فرآیند قرار بگیرد. افرادی که از پیشرفت و نتایج به روز هستند اما مستقیماً روی پروژه کار نمی کنند. افراد مطلع در مورد فرآیند یا فعالیت، اطلاعات به روز دریافت می‌کنند و می‌توانند تحت تاثیر نتیجه کار قرار بگیرند.

اکسل ماتریس واگذاری مسئولیت ماتریس RACI_ساختار شکست کار

ترسیم ماتریس RACI چه نتایجی به دنبال دارد؟

نتایج ترسیم این نمودار برای کسب و کار شما عبارت است از:

• تبیین واضح و صریح شرح وظایف
• مشخص شدن مسئولیت هر وظیفه و پاسخگویی شخص مسئول در قبال تصمیمات گرفته شده
• کاهش نارضایتی شغلی در میان کارکنان
• افزایش میزان بهره‌وری

با تعریف واضح نقش ها و مسئولیت ها، این الگو کمک می کند:

• جلوگیری از تکرار وظایف
• کاهش سردرگمی در مورد اینکه چه کسی چه کاری انجام می‌دهد
• بهبود پاسخگویی
• ساده‌سازی کانال‌های ارتباطی
• تسهیل اجرای نرم‌تر پروژه
• این به عنوان منبعی واحد از حقیقت برای تخصیص نقش، قابل دسترسی برای همه اعضای تیم عمل می‌کند.

اکسل ماتریس واگذاری مسئولیت ماتریس RACI_ماتریس انتساب مسئولیت

مهم نیست که جزئیات پروژه چیست، درک واضح وظایف و مسئولیت ها گام اول در مدیریت خوب پروژه است.

بسته به جزئیات پروژه، ممکن است ده‌ها نفر به همراه چندین نقش و وظایف در نظر گرفته شوند. دو ابزار استثنایی برای آسان‌تر کردن زندگی مدیران پروژه عبارتند از ماتریس واگذاری مسئولیت در اکسل و ساختار شکست کار
.

ماتریس انتساب مسئولیت ما یک ماتریس استراتژیک برای تخصیص شغل و وظایف مبتنی بر نقش است. به طور موثر وظایف را تخصیص دهید، هماهنگی بخش را ساده کنید و بهره وری تیم را افزایش دهید .

الگوی RAM ما که مستقیماً در اکسل قابل دسترسی است، شامل نمودار WBS ( ساختار شکست کار ) و نمودار RACI است – مخفف Responsible, Accountable, Consulted, Informed – در یک فایل واحد.

اکسل ماتریس واگذاری مسئولیت ماتریس RACI_ram2

علاوه بر این، این الگوی اکسل اطلاعات دقیقی در مورد نقش هر فرد در هر کار خاص نشان می دهد. از آنجایی که داشتن درک بصری از تصویر بزرگتر مهم است، ماتریس مسئولیت تکلیف با نمودار ساختار شکست کار مرتبط است.

با استفاده از این ماتریس RASIC یا RASCI، تکالیف سربازان را ساده کنید، ارتباطات را اولویت بندی کنید و تعامل را برای حداکثر کارایی بهبود بخشید. همچنین، می‌توانید از این الگو به‌عنوان یک جایگزین Visio برای رایانه‌های مک استفاده کنید و وظایفی را برای تیم‌ها و مشخصات کارکنان خود تعیین کنید.

کاربرگ های ماتریس واگذاری مسئولیت

ماتریس واگذاری مسئولیت ما که توسط سه بخش ساخته شده است یک ابزار ساده و در عین حال جامع مدیریت پروژه است.

به عبارت دیگر، بخش های نمودار RACI عبارتند از:

1. تنظیمات
2. ماتریس تخصیص مسئولیت (RAM)
3. ساختار شکست کار (WBS)

اکسل ماتریس واگذاری مسئولیت ماتریس RACI_تنظیمات

1. تنظیمات

این بخش جایی است که به راحتی افراد، موقعیت ها و دسته بندی های تکالیف را تعریف می کنید. در نتیجه، اطلاعات اینجا در بقیه قالب اکسل استفاده خواهد شد. نمودارهای تنظیمات کاملاً ساده هستند:

ابتدا فقط جزئیات تیم یا نام کارمندان را به صورت دستی وارد کنید. ثانیاً، به اضافه کردن موقعیت‌های آنها و میانبری که می‌خواهید در نمودار ماتریس واگذاری مسئولیت مشاهده کنید، ادامه دهید. اگر به خطوط بیشتری نیاز دارید، می‌توانید به سادگی از دکمه «+» واقع در گوشه سمت چپ صفحه تنظیمات استفاده کنید تا تعداد آن‌ها را به حداکثر صد افزایش دهید.

پس از آن، می‌توانید با تنظیمات «دسته‌های تکلیف» به جلو بروید تا برچسب‌های دسته مورد نظر خود و نمادهای نماینده آنها را تعریف کنید. در همین حال، می توانید نام هر برچسبی را که در آنجا وجود دارد تغییر دهید و دسته ها را تا 10 دسته کار مختلف پر کنید.

اکسل ماتریس واگذاری مسئولیت ماتریس RACI_ماتریس انتساب مسئولیت 1

2. ماتریس تخصیص مسئولیت (RAM)

ماتریس RAM جایی است که شما تمام وظایف پروژه خود را تعریف می کنید. در اینجا شرح وظایف را با نوشتن آنها وارد می‌کنید و با استفاده از گزینه‌های کشویی وظایف را به اعضای تیم خاصی اختصاص می‌دهید .

به طور خلاصه، همه اعضای تیم به طور خودکار در نمودار ظاهر می شوند و تنها کاری که انجام می دهید این است که دسته بندی تکالیف را برای هر عضو – در صورت وجود – انتخاب کنید. برای سهولت استفاده، افسانه دسته تکالیف در بالای برگه قرار خواهد گرفت.

همانطور که توضیح داده شد، می‌توانید این دسته‌بندی‌ها را در بخش «تنظیمات» الگوی نمودار RACI تعریف کنید.
در صورت نیاز، می توانید ردیف ها را در جدول وارد یا حذف کنید. اگر می‌خواهید هر داده‌ای را کپی-پیست کنید، لطفاً همیشه مقادیر خاص را به‌عنوان مقادیر جای‌گذاری کنید. اگرچه اختیاری است، اما وارد کردن شناسه ها برای ایجاد ساختار شکست کار (WBS) مهم است.

فقط کارهایی که ID دارند در بخش WBS قابل مشاهده خواهند بود. بنابراین اگر شناسه ها را نادیده بگیرید، هیچ خروجی در بخش Work Breakdown (WBS) مشاهده نخواهید کرد. برای هر گونه مشکل در شناسه ها، مانند تکرار یا اشتباه تایپی، یک برجسته در سلول های مربوطه خواهید دید.

اکسل ماتریس واگذاری مسئولیت ماتریس RACI_ساختار شکست کار1

3. ساختار شکست کار (WBS)

ساختار تفکیک کار با ارائه یک عکس فوری بصری از وظایف، بخش نهایی این الگوی ماتریس انتساب مسئولیت است. این یک فرم درختی سلسله مراتبی است که بر اساس شناسه ها و شرح وظایف در برگه RAM به اضافه افراد و عناوین تنظیم شده در صفحه تنظیمات ایجاد شده است.

می‌توانید با استفاده از گزینه‌های کشویی «محتوای نمودار» تعریف کنید که چه چیزی باید و چه چیزی نباید در این نمودار نمایش داده شود.

علاوه بر این، می توانید از گزینه های فیلتر برای سفارشی کردن نمودار WBS استفاده کنید. فیلترهای موجود «نقش تعیین شده» و «شخص» هستند . نقش اختصاص داده شده نشان می‌دهد که کدام دسته از تکالیف باید در نمودار گنجانده شود، در حالی که شخص نمودار را با برجسته کردن وظایفی که به این شخص تعلق دارد، سفارشی می‌کند.

برای مقاصد پرینت، کاربر همچنین می تواند جزئیات پروژه را در اینجا تغییر دهد و نام پروژه، تاریخ و/یا یک سرپرست مسئول اضافه کند. علاوه بر این، ناحیه چاپ پویا است، بنابراین نیازی به آپدیت دستی آن ندارید. لطفاً همچنین توجه داشته باشید که حداکثر تعداد قابل مشاهده افراد یا نقش‌ها در هر کار پنج است.

ماتریس تخصیص مسئولیت چیست؟

ماتریس تخصیص مسئولیت (RAM) یک ابزار مدیریت پروژه است که به تعیین نقش ها و وظایف واضح برای هر یک از اعضای تیم در رابطه با وظایف یا قابل تحویل پروژه های خاص کمک می کند. ماتریس هر کار، نقطه عطف ، و انتخاب مهمی را که برای به پایان رساندن یک پروژه باید انجام شود فهرست می کند و به هر یک از اعضای تیم می گوید که نقش و مسئولیت آنها چیست.

این به همه اعضای تیم کمک می کند تا بفهمند از آنها چه انتظاری می رود، مسئولیت پذیر باشند و بهتر با یکدیگر صحبت کنند.

چه چیزی در ماتریس واگذاری مسئولیت گنجانده شده است؟

بخش های زیر یک RAM مخفف Responsibility Assignment Matrix ماتریس واگذاری مسئولیت معمولی را تشکیل می دهند:

• وظایف یا موارد تحویلی: این لیستی از تمام کارهایی است که باید به عنوان بخشی از پروژه انجام شود. این می تواند وظایف، فعالیت ها، نتایج یا قابل تحویل باشد.
• نقش ها: فهرستی از تمام مشاغل یا نقش های تیم پروژه، مانند مدیر پروژه، توسعه دهنده و طراح.

تکالیف نقاطی هستند که نقش ها در ماتریس به هم می رسند و وظایف خاصی برای هر وظیفه یا قابل تحویل به آنها داده می شود. معمولاً از یک سیستم کدگذاری مانند RACI (مسئول، پاسخگو، مشاور و مطلع) یا نام‌های سفارشی دیگر برای این کار استفاده می‌شود.

تفاوت RAM و RACI چیست؟

مردم اغلب از کلمات RAM و RACI به معنای یکسان استفاده می کنند، اما آنها کاملاً یکسان نیستند. این متفاوت است:

RAM مخفف Responsibility Assignment Matrix است. این اصطلاح کلی برای هر ماتریسی است که وظایف پروژه را به نقش ها و وظایف تقسیم می کند. لزومی ندارد که در قالب خاصی باشد و می توان از سیستم های کدگذاری مختلف برای نشان دادن اینکه چه کسی مسئول چه چیزی است استفاده کرد. از سوی دیگر، RACI نوع خاصی از RAM است که از چهار نام کلیدی برای مشخص کردن نقش ها استفاده می کند.

خلاصه ویژگی های نمودار RACI ماتریس واگذاری مسئولیت:

• ابزار مدیریت پروژه در اکسل
• وظایف و مسئولیت ها را برای یک کار تیمی موثر ایجاد، اختصاص و مدیریت کنید
• منطقه چاپ پویا
• یادداشت های اطلاعاتی گنجانده شده است
• بدون نیاز به نصب، آماده استفاده است
• هم روی مک و هم روی ویندوز کار می کند
• سازگار با اکسل 2010 و نسخه های بعدی
• شامل هیچ کد VBA یا ماکرو نمی شود