مدیریت استعدادها : ماتریس قابلیت عملکرد نه خانه ای یا (۹ Box) یکی از ابزارهایی است که در برنامه ریزی جانشین پروری مکرر مورد استفاده قرار می‌گیرد. این ابزار می تواند برای کسانی که در زمینه مدیریت استعدادها فعالیت می کنند یا حتی برای هر مدیری بسیار ارزشمند باشد.

ماتریس قابلیت عملکرد (جدول نه خانه ( ۹ خانه) مدیریت استعدادها) که معمولا تحت عنوان “ماتریس نه خانه ای” از آن یاد می شود، ابزار ساده و در عین حال بسیار موثری است که برای ارزیابی استعدادها در سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد.

فایل اکسل چارچوب مدیریت استعداد 9Box Talent Grid * ماتریس قابلیت عملکرد، افراد را بر اساس دو بعد مورد ارزیابی قرار می دهد:

1. عملکرد گذشته
2. توان بالقوه آتی ایشان

این محصول (فایل اکسل ماتریس قابلیت عملکرد) دارای چند زبان (فارسی – فرانسوی – پرتغالی و انگلیسی ) می باشد.

صفحه تنظیمات و انتخاب زبان

مدیریت استعداد 9 خانه ای ماتریس قابلیت عملکرد – زبان

مدیریت استعدادها

همچنین ابزاری ارزشمند است که برای دقیقتر کردن و تنظیم تصمیمات مربوط به جبران خدمت نیز مورد استفاده قرار گرفته است. هر کدام از نه خانه در برگیرنده مجموعه متفاوتی از اقدامات مورد نیاز است.

به عنوان نمونه افرادی که در شغل فعلی دارای عملکرد برجسته هستند، ولی توان بالقوه بالایی ندارند، احتمالا متخصصانی در حیطه تخصص خودشان هستند که ممکن است نخواهند به نقشهای رهبری مهاجرت کنند.

یکی از نقشهای کوچینگ در مدیریت منابع انسانی، توسعه عملکرد نیروهایی است که پتانسیل بالایی دارند ولی نتوانسته اند عملکرد خوبی نشان بدهند کوچینگ برای این خانه از جدول بهترین عملکرد را داشته و اگر سازمانی قصد دارد از به کارگیری کوچ های حرفه ای در سازمان برای بهبود عملکرد استفاده کند، گروه هدف افرادی هستند که در خانه های با پتانسیل بالا قرار می گیرند.

ماتریس قابلیت – عملکرد (چارچوب مدیریت استعداد 9Box Talent Grid) : ابزار مدیریت استعداد و برنامه‌ریزی جانشین پروری

ماتریس قابلیت – عملکرد (چارچوب مدیریت استعداد 9Box Talent Grid) یک ابزار مؤثر و شناخته‌شده برای مدیریت استعداد و برنامه‌ریزی جانشین پروری است. در این ماتریس، کارکنان بر اساس عملکرد و توان بالقوه آتی به 9 گروه تقسیم می‌شوند.

صفحه انتخاب بخش ها

در این صفحه بایستی قسمتهای مختلفی که کارمندان شما در آن قسمت ها مشغول هستند را تعیین و تعریف نمایید.

مدیریت استعداد 9 خانه ای ماتریس قابلیت عملکرد -بخشها

این ماتریس افراد را بر اساس دو بعد مورد ارزیابی قرار می‌دهد:

1. عملکرد فعلی آنها چگونه است؟
2. عملکرد آتی آنها چگونه است؟ (پتانسیل رشدشان چقدر است؟)

می دانیم که تمام کارکنان سازمان از نظر عملکرد و قابلیت رشد در یک سطح نیستند.

افراد بسیار سخت‌کوشی هستند که نقش فعلی خود را به خوبی ایفا می‌کنند اما پتانسیل رشد بسیار کمی دارند.

از طرفی کارکنانی با عملکرد پایین هم در سازمان حضور دارند که نیاز به کنترل شدید دارند و استخدام آنها از اول هم کار اشتباهی بوده است.

و ستاره‌های سازمان با عملکرد و قابلیت رشد بالا هم در سازمان حضور دارند که آینده سازمان را می‌سازند.

هر یک از این افراد در مدیریت استعداد به رویکرد متفاوتی نیاز دارند و ماتریس قابلیت – عملکرد چارچوبی را برای مدیریت مؤثر کارکنان در یک سازمان فراهم می‌کند.

در این محصول ماتریس 9 خانه‌ای قابلیت – عملکرد را تعبیه کرده ایم و مشاهده می کنیم که چگونه سازمان‌ها می‌توانند از این ماتریس به‌عنوان ابزار مدیریت استعداد و برنامه‌ریزی جانشین پروری استفاده کنند.

تعریف و مزایای ماتریس قابلیت – عملکرد

ماتریس قابلیت – عملکرد 9 خانه‌ای، از دو محور افقی و عمودی تشکیل شده است:

• محور افقی عملکرد فرد در موقعیت فعلی را نشان می‌دهد که معمولاً با توجه به نتایج ارزیابی عملکرد فرد طی دوره‌های متوالی تعیین می‌شود.
• محور عمودی قابلیت ارتقا فرد در مشاغل سازمان اعم از مدیریتی و غیر مدیریتی را در آینده نشان می‌دهد.

مزایای استفاده از ماتریس قابلیت – عملکرد 9 خانه‌ای

سادگی و آسانی

ماتریس قابلیت – عملکرد جعبه‌ابزاری با ساختار نسبتاً ساده و آسان است. تنها کاری که باید انجام شود این است که جایگاه افراد بر اساس عملکرد و قابلیت رشدشان در ماتریس مشخص شود.

کمک به شناسایی استعدادها

ماتریس قابلیت – عملکرد به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا افراد با عملکرد و قابلیت رشد بالا را در سازمان شناسایی و مشخص کنند این افراد برای توسعه بیشتر به چه چیزهایی نیاز دارند. با این کار هنگامی‌که فرصت ارتقای داخلی ایجاد می‌شود، دقیقاً مشخص است که این فرصت باید به چه کسی ارائه شود.

رویکردی جامع برای ارزیابی استعداد

این ابزار رویکرد جامع‌تری برای مدیریت عملکرد ارائه می‌دهد. فقط بر عملکرد فعلی افراد تمرکز نمی‌شود و عملکرد فعلی و پتانسیل آینده با هم ارزیابی می‌شود.

یک ابزار چند کاربردی

ماتریس قابلیت – عملکرد نه تنها برای مدیریت استعداد، که برای برنامه‌ریزی نیروی انسانی هم مفید است و برنامه‌ریزی جانشین پروری را آسان‌تر می‌کند. از ماتریس قابلیت – عملکرد برای شناسایی کارکنان با پتانسیل رهبری و انتقال آنها به مسیرهای مدیریتی استفاده می‌شود.

صفحه ورود داده های کارمندان

در این صفحه کافی است چند ستون اول را تکمیل نمایید. بقیه ستون ها بصورت اتوماتیک تکمیل خواهند شد. برخی از ستون ها بصورت دراپ داون ( منوی کشویی ) می باشند که قابلیت انتخاب از لیست را دارند.

مدیریت استعداد 9 خانه ای ماتریس قابلیت عملکرد-فرم داده

راهنمای کاربردی برای ترسیم ماتریس قابلیت – عملکرد

ترسیم ماتریس قابلیت – عملکرد دارای 3 مرحله اساسی است.

مرحله 1 – ارزیابی عملکرد

در طول ارزیابی عملکرد، کارکنان بر اساس عملکرد امتیازدهی می‌شوند. بنابراین برای ترسیم ماتریس لازم است یک سیستم مدیریت عملکرد کارآمد در سازمان طراحی و طی دوره‌های متوالی استقراریافته باشد. محور عملکرد از سه گروه عملکردی، یعنی عملکرد ضعیف، متوسط و بالا تشکیل‌شده است.

عملکرد ضعیف: کارمند با الزامات شغلی خود تناسب ندارد و در تحقق اهداف فردی خود شکست می‌خورد.

عملکرد متوسط: کارمند تا حدی با الزامات شغلی تناسب دارد و برخی اهداف فردی خود را محقق می‌سازد.

عملکرد عالی: کارمند به‌طور کامل با الزامات شغلی تناسب داشته و اهداف فردی خود را برآورده می‌کند.

مرحله 2 – ارزیابی قابلیت

محور دیگر ماتریس قابلیت – عملکرد پتانسیل یا همان قابلیت فرد برای رشد است.

قابلیت پایین : کارمند با پتانسیل کامل کار می‌کند و انتظار نمی‌رود که پیشرفت کند. ممکن است قابلیت رشد فرد به حداکثر رسیده باشد یا کارمند بی‌انگیزه باشد.

قابلیت متوسط : کارمند پتانسیل پیشرفت بیشتر در نقش فعلی خود را دارد و باید در نقش فعلی توسعه یابد.

قابلیت بالا : کارمند فراتر از انتظارات و مسئولیت خود عمل می‌کند و برای ارتقا آماده است.

مرحله 3 – تعیین جایگاه در ماتریس

مرحله بعدی ترسیم یک ماتریس 3×3 با محوریت عملکرد و قابلیت است که درنتیجه 9 خانه ایجاد می‌شود. بعد از تعیین جایگاه فرد در ماتریس می‌توان از تکنیک‌های مدیریت استعداد مختص همان خانه در ماتریس استفاده کرد.

صفحه مدیریت استعداد بر اساس تعداد کارمندان

در این صفحه کافی است بخش های شرکت یا سازمان را که قبلا تعریف کرده بودید را از قسمت دراپ داون ( منوی کشویی ) انتخاب نموده و تعداد کارمندان در هر قسمت را ملاحظه بفرمایید.

شبکه ۹ جعبه‌ای مدیریت استعداد

تشریح خانه‌های ماتریس قابلیت – عملکرد

در این بخش به معرفی هر یک از خانه‌های ماتریس قابلیت – عملکرد می‌پردازیم و اقدامات عملیاتی برای مدیریت استعداد هر خانه از ماتریس را بررسی خواهیم کرد.

خانه استخدام‌های اشتباه در ماتریس 9 خانه‌ای قابلیت – عملکرد

کارکنانی با عملکرد و قابلیت پایین در خانه استخدام‌های اشتباه قرار می‌‌گیرند. برای این خانه در ماتریس قابلیت – عملکرد نام‌های مختلف دیگری مانند عملکرد ضعیف و کوه یخ وجود دارد. این افراد از ابتدا نباید استخدام می‌شدند و اگر نسبت به این افراد هیچ اقدامی صورت نگیرد به کوه‌های یخی تبدیل می‌شوند که موفقیت سازمان را تهدید می‌کنند.

صفحه مدیریت استعداد بر اساس درصد کارمندان

در این صفحه کافی است بخش های شرکت یا سازمان را که قبلا تعریف کرده بودید را از قسمت دراپ داون ( منوی کشویی ) انتخاب نموده و درصد کارمندان در هر قسمت را ملاحظه بفرمایید.

مدیریت استعداد 9 خانه ای ماتریس قابلیت عملکرد -درصد مدیریت استعداد

برنامه عملیاتی برای استخدام اشتباه

1. موانعی که ممکن است باعث عملکرد پایین و عدم رشد شود، شناسایی و آنها را برطرف کنید. بااین‌حال مراقب باشید روی این افراد بیش‌ازاندازه سرمایه‌گذاری نکنید.

2. با خود فرد صحبت کنید و ببینید آیا وظایف مناسب‌تری وجود دارد که بهتر بتواند از مهارت‌های خود استفاده کند.

3. اگر دو گزینه اول کارساز نیست. باید یک برنامه خروج ایجاد کنید. (سعی کنید به فرد کمک کنید تا نقشی را پیدا کند که با مهارت‌هایش در خارج از سازمان شما سازگاری بیشتری دارد.)

4. اگر تعداد زیادی از افراد در این خانه قرار می‌گیرند، فرایند منبع یابی و گزینش را اصلاح کنید.

خانه مجریان مؤثر در ماتریس 9 خانه‌ای قابلیت – عملکرد

مجریان مؤثر عملکرد متوسط و قابلیت کمی دارند. این افراد به اندازه‌ای خوب کار می‌کنند که اخراج نشوند و همین موضوع آنها را به یک گروه چالش‌برانگیز تبدیل می‌کند. بهترین رویکرد ایجاد یک برنامه بهبود فردی است. با ایجاد این برنامه ضمن تأکید بر عملکرد متوسط این افراد، به آنها فرصت بهبود و توسعه داده می‌شود.

خانه مجریان ناسازگار در ماتریس 9 خانه‌ای قابلیت – عملکرد

برخلاف گروه قبل این افراد قابلیت‌های زیادی دارند اما عملکرد خوبی ندارند. سعی کنید علت عملکرد متوسط آنها را شناسایی کنید. شاید نمی‌دانند شما از آنها چه انتظاری دارید.

صفحه مدیریت استعداد بر اساس نام کارمندان

در این صفحه کافی است روی دکمه بروزرسانی 9 باکس مدیریت استعداد کلیک کنید و نتایج را براساس نام پرسنل ملاحظه بفرمایید.

توجه داشته باشید که حداکثر تعداد 18 نفر در هر باکس مشاهده خواهد شد. بعبارتی 18*9=162 حداکثر 162 نفر در این قسمت لیست می شوند.

مدیریت استعداد 9 خانه ای ماتریس قابلیت عملکرد – بر اساس نام

برنامه عملیاتی برای مجریان مؤثر و مجریان ناسازگار

1. یک برنامه بهبود فردی تنظیم کنید و تمام انتظارات سازمانی را به‌وضوح تعریف کنید. کارمند باید دقیقاً بداند که از او چه انتظاری می‌رود.

2. هرماه پیشرفت برنامه را ارزیابی و جلسات بررسی عملکرد را برگزار کنید. این کار هم به مدیران کمک می‌کند تصمیمات بهتری بگیرند و هم کارمند از یک برنامه ساختاریافته و بازخورد بهره‌مند می‌شود.

3. اگر عملکرد در عرض 6 ماه تا یک سال بهبود نیافت، باید یک برنامه خروج ایجاد کنید. (سعی کنید به فرد کمک کنید تا نقشی را پیدا کند که با مهارت‌هایش در خارج از سازمان شما سازگاری بیشتری دارد.)

خانه کارکنان زحمتکش در ماتریس 9 خانه‌ای قابلیت – عملکرد

این افراد امتیاز بالایی در عملکرد دارند اما ازنظر قابلیت رشد پایین هستند.یعنی عملکرد و ذهنیت کاری خوبی دارند اما قابلیت زیادی برای رشد ندارند. مشکل کارکنان زحمتکش این است که در دنیای امروزی، کار آنها در مقطعی از زمان تغییر می‌کند و ممکن است آنها نتوانند با نقش خود رشد کنند. فردی را تصور کنید که در کار خود عالی بود اما نمی‌خواست نحوه کار با کامپیوتر را یاد بگیرد.

برنامه عملیاتی برای کارکنان زحمتکش

1. کارکنان زحمتکش را راضی نگه‌دارید.

2. تجزیه‌وتحلیل کنید که چگونه کار آنها در آینده تغییر خواهد کرد و به آنها کمک کنید تا حد امکان آماده تغییر شوند.

3. به آنها پاداش بدهید اما مراقب افزایش بی‌رویه پاداش‌ها باشید. شما نباید آنها را در یک قفس طلایی اسیر کنید.

4. این افراد را به نقش‌هایی با مسئولیت بالاتر ارتقا ندهید. به گفته دکتر لارنس جی پیتر، «هر کارمندی تمایل دارد تا سطح بی‌کفایتی خود رشد کند». اگر کسی عملکرد خوبی دارد اما پتانسیل رشد کمی دارد، او را در نقش فعلی خود راضی نگه‌دارید.

صفحه مدیریت استعداد بر اساس تعداد و درصد کارمندان – فهرست طبقه بندی

در این صفحه کافی است روی دکمه بروزرسانی 9 باکس مدیریت استعداد کلیک کنید و نتایج را براساس نام پرسنل ملاحظه بفرمایید.

مدیریت استعداد 9 خانه ای ماتریس قابلیت عملکرد-فهرست طبقه بندی

نابغه‌های ناکارآمد در ماتریس 9 خانه‌ای قابلیت – عملکرد

این افراد از نظر قابلیت امتیاز بالایی دارند اما در عملکرد ضعیف هستند. یک مثال برای این گروه می‌تواند یک کارآموز فارغ‌التحصیل شده از یک دانشگاه معتبر باشد. او شاید عملکرد خوبی نداشته باشد اما بسیار مشتاق یادگیری است.

برنامه عملیاتی برای نابغه‌های ناکارآمد

1. به نابغه‌های ناکارآمد زمان دهید تا رشد کنند اما عملکرد آنها را زیر نظر بگیرید. شما فقط به دنبال بهبود عملکرد نیستند، به دنبال عملکرد ثابت هستید.

2. انتظارات نقش را به‌وضوح برای افراد تعریف کنید.

3. بیان کنید که به قابلیت رشد آنها اعتقاد دارید اما آنها باید عملکرد فعلی خود را بهبود بخشند.

4. اگر تغییری در عملکرد آنها ایجاد نشد، باید یک برنامه خروج ایجاد کنید. (سعی کنید به فرد کمک کنید تا نقشی را پیدا کند که با مهارت‌هایش در خارج از سازمان شما سازگاری بیشتری دارد.)

خانه کارکنان با پتانسیل بالا در ماتریس 9 خانه‌ای قابلیت – عملکرد

این افراد امتیاز بالایی از نظر قابلیت دارند. اولویت در اینجا این است که آنها را به موقعیت مناسب در ماتریس قابلیت – عملکرد منتقل کنید تا در گوشه سمت راست بالا قرار گیرند.

خانه مجریان اصلی در ماتریس 9 خانه‌ای قابلیت – عملکرد

آنها کارکنان قابل‌اعتمادی هستند که پتانسیل رشد بیشتر در نقش‌های فعلی خود را دارند. اولویت اصلی این است که این افراد را به سمت راست جایی که امتیاز بالایی در عملکرد دارند، بیاورید.

برنامه عملیاتی برای کارکنان با پتانسیل رشد بالا و مجریان اصلی

1. اطمینان حاصل کنید که انتظارات و الزامات نقش روشن است.

2. به این افراد در نقش‌های جدید زمان بدهید تا عملکرد خود را به بالاترین سطح ارتقا دهند

3. پیوسته از دستاوردها، عملکرد خوب و ابتکارات آنها برای پیشبرد اهداف سازمانی قدردانی کنید. البته، عملکرد آنها را زیر نظر داشته باشید و به طور منظم از آنها بازخورد بگیرید تا مطمئن شوید که هنوز در نقش خود راضی هستند.

4. برای آنها طرح‌های چرخش شغلی کوتاه‌مدت ایجاد کنید تا آنها را در معرض تجربیات دیگری قرار گیرند.

5. برای این گروه دوره‌های آموزشی و فرصت‌های یادگیری ضمن کار فراهم کنید که به آنها کمک می‌کند مهارت‌هایی را که در آنها خوب هستند توسعه دهند یا مهارت‌هایی را که آنها را به سطح بالاتری باز می‌دارد، بیاورند.

ویدیوی تصویری نمای نرم افزار

مدیریت استعداد 9 خانه ای ماتریس قابلیت عملکرد متحرک

خانه مجریان با عملکرد عالی در ماتریس 9 خانه‌ای قابلیت – عملکرد

مجریان با عملکرد عالی در جایگاه خوبی هستند. آنها به سازمان شما کمک زیادی می‌کنند، بنابراین استراتژی کلیدی در اینجا این است که آنها را خوشحال نگه‌دارید و درعین‌حال اطمینان حاصل کنید که نه تنها در حال حاضر که برای سال‌های آینده نیز برای این کار آماده خواهند بود. اگر فرد با عملکرد عالی به دنبال حرکت رو به بالا در سازمان است، قابلیت آنها را با اقدامات مختلف بهبود بخشید.

خانه ستاره‌ها در ماتریس 9 خانه‌ای قابلیت – عملکرد

ستارگانی که از آنها به‌عنوان رهبران آینده نیز یاد می‌شود، بازیگران عالی شما هستند که قادر به ایفای نقش‌های جدید نیز هستند. اینها A player و با ارزش‌ترین کارمندان شما هستند. آنها همچنین نقش مهمی در مدیریت جانشین پروری دارند.

برنامه عملیاتی برای ستاره‌ها

1. به ستاره‌ها وظایف چالش‌برانگیز بدهید و آنها را در معرض بخش‌های مختلف کسب‌وکار قرار دهید. این کار باعث می‌شود تا هوش تجاری آنها تقویت شود و آنها برای نقش رهبری آماده شوند.

2. مرتباً با آنها تماس بگیرید و ارزیابی کنید که آیا هنوز از نقش فعلی خود راضی هستند یا خیر.

3. آنها را ستایش کنید و اطمینان حاصل کنید که احساس می‌کنند مورد قدردانی قرار گرفته‌اند.

4. فرصت‌های شبکه‌سازی با ستاره‌های دیگر و با اعضای ارشد سازمان برای آنها ایجاد کنید.

5. در صورت علاقه‌مندی خودشان به آنها نقش عضویت در هیئت‌ها و کمیته‌های خارجی بدهید. با این کار وجهه عمومی آنها بالا می‌رود و یک چالش جالب و فرصت شبکه‌سازی برای آنها فراهم کند.

6. به آنها پاداش دهید و اطمینان حاصل کنید که پاداش رقابتی دریافت می‌کنند. این کارمندان بیشترین سهم را در سازمان شما دارند و شما باید به آنها پاداش دهید.

7. برای آنها یک مربی پیدا کنید که بتواند به آنها کمک کند تا رشد کنند و فرصت‌های آموزشی برای آنها فراهم کنید.

در استفاده از ماتریس 9 خانه‌ای قابلیت – عملکرد مراقب باشید.

ممکن است استفاده از ماتریس قابلیت – عملکرد منجر به یک سیستم «رتبه‌بندی» شود که در آن کارکنان در مقابل یکدیگر رتبه‌بندی می‌شوند. دقت کنید هدف از ترسیم این ماتریس، توسعه و پرورش استعدادها است تا از این طریق، مزیت رقابتی پایدار برای سازمان ایجاد شود و ارزش واقعی این ابزار این نیست که به کارکنان برچسب‌ بزنید. ماتریس قابلیت – عملکرد به شما این فرصت را می‌دهد تا موفقیت‌های کارکنان را ارزیابی کنید و اطمینان حاصل کنید که سازمان شما روی استراتژی‌های توسعه کارکنان، درست سرمایه‌گذاری می‌کند.