قالب داشبورد مدیریت پروژه در اکسل می‌تواند شامل اطلاعات مختلفی مانند بودجه، زمان‌بندی، پیشرفت پروژه، وظایف و مسئولیت‌ها، ریسک‌ها و مشکلات موجود، وضعیت منابع و تیم‌های کاری، و غیره باشد.

این قالب می‌تواند به صورت جدول‌ها، نمودارها، گراف‌ها و دیگر ابزارهای تحلیلی نمایش داده شود.

برای طراحی یک قالب داشبورد مدیریت پروژه در اکسل، می‌توانید از قالب‌های آماده استفاده کنید یا خود یک قالب را طراحی کنید.

داشبورد مدیریت پروژه در اکسل – Project Management Dashboard

برخی از مواردی که باید در نظر بگیرید عبارتند از:

1. تعیین اهداف و اهداف پروژه
2. تعیین وظایف و مسئولیت‌های اعضای تیم
3. برنامه‌ریزی زمانبندی پروژه و بودجه
4. رصد و پیگیری پیشرفت پروژه
5. شناسایی و مدیریت ریسک‌ها و مشکلات
6. مدیریت منابع و تخصیص بهینه آن‌ها

با استفاده از داشبورد مدیریت پروژه در اکسل، مدیران پروژه می‌توانند به راحتی و به صورت تصویری و گرافیکی وضعیت کلی پروژه را مشاهده کرده و تصمیمات مناسب برای بهبود عملکرد پروژه بگیرند.

در طراحی یک داشبورد مدیریت پروژه در اکسل بایستی نکات زیر را مد نظر داشته باشید:

۱. مواردی که می‌توانید در داشبورد مدیریت پروژه در اکسل شامل کنید:

• – لیست وضعیت فعلی پروژه‌ها
• – گرافیک پیشرفت پروژه‌ها
• – تقویم رویدادها و ددلاین‌های مهم
• – تخصیص منابع و زمان برنامه‌ریزی شده
• – پیشرفت کارکنان و کارمندان
• – بودجه و هزینه‌های پروژه

۲. استفاده از فرمول‌ها و توابع اکسل:

– می‌توانید از فرمول‌های محاسباتی اکسل برای محاسبه مجموع پیشرفت، محاسبه درصد تحقق بودجه و … استفاده کنید.

۳. استفاده از ابزارهای تصویری:

– بهره‌گیری از نمودارها، چارت‌ها و گرافیک‌ها برای نمایش داده‌ها به شکل جذاب و آمیزنده.

۴. به‌روزرسانی منظم و اشتراک‌گذاری:

– معمولاً داشبوردها باید منظم به‌روزرسانی شوند تا همیشه داده‌ها به‌روز باشند. همچنین می‌توانید از امکانات اشتراک‌گذاری داده‌های اکسل برای ارتباط و همکاری بهتر استفاده کنید.

توضیحات و تصاویر اختصاصی داشبورد مدیریت پروژه در اکسل

صفحه تعریف پروژه ها و لیست پرسنل

جدول (ستون) تعریف پروژه ها

در تصویر پایین، جدول تک ستونه را ملاحظه بفرمایید.

در این جدول لیست پروژه هایی که در دست دارید را وارد می کنید.

جدول (ستون) لیست پرسنل یا منابع کاری

در تصویر پایین، جدول تک ستونه را ملاحظه بفرمایید.

در این جدول اسامی پرسنل، کارکنان یا نیروها را وارد می کنید.

جدول تعیین وضعیت پروژه ها

در تصویر پایین، جدول مشکی رنگ را ملاحظه بفرمایید.

در این جدول نام پروژه ها (انتخاب از طریق لیست کشویی)، عنوان کار و وظیفه، نام مأمور (پرسنل مربوط به پروژه)، تاریخ شروع پروژه، روز مورد نیاز برای انجام پروژه، تاریخ پایان پروژه (بصورت اتوماتیک محاسبه خواهد شد)، پیشرفت پروژه را مشخص می کنید.

جدول وظایف عقب افتاده

در تصویر پایین، جدول قرمز رنگ را ملاحظه بفرمایید.

تمامی اطلاعات این جدول بصورت اتوماتیک تکمیل می شود. یعنی پروژه هایی که به تعویق افتاده اند در این جدول بصورت اتوماتیک لیست می شوند و اطلاعات مربوط به آن پروژه در ستونهای مقابل نوشته خواهند شد.

در واقع، در این جدول، نام پروژه های معوق، کار و وظیفه، نام مأمور (پرسنل مربوط به پروژه)، تاریخ شروع پروژه، روز مورد نیاز برای انجام پروژه، تاریخ پایان پروژه (بصورت اتوماتیک محاسبه خواهد شد)، پیشرفت پروژه را مشخص می کنید.

جدول وظایف ناتمام پرسنل در هر پروژه

در تصویر پایین، جدول آبی رنگ را ملاحظه بفرمایید.

مانند جدول وظایف عقب افتاده، در این جدول نیز تمامی اطلاعات بصورت اتوماتیک تکمیل می شود. یعنی پروژه هایی که ناتمام مانده اند در این جدول بصورت اتوماتیک لیست می شوند و اطلاعات مربوط به آن پروژه در ستونهای مقابل نوشته خواهند شد.

در واقع، در این جدول، نام پروژه های ناتمام، کار و وظیفه، نام مأمور (پرسنل مربوط به پروژه)، تاریخ شروع پروژه، روز مورد نیاز برای انجام پروژه، تاریخ پایان پروژه (بصورت اتوماتیک محاسبه خواهد شد)، پیشرفت پروژه را مشخص می کنید.

داشبورد مدیریت پروژه در اکسل – Project Management Dashboard

جدول گزارشات اتوماتیک وضعیت پروژه ها

در این جدول نیز تمامی اطلاعات مربوط به وضعیت پروژه ها را که بصورت اتوماتیک تکمیل می شود ملاحظه خواهید کرد. یعنی تعداد کل پروژه ها، تعداد کل وظایف، تعداد وظایف برای هر پروژه، تاریخ شروع پروژه، روز مورد نیاز برای انجام پروژه، تاریخ پایان پروژه، درصد پیشرفت پروژه و درصد باقی مانده از پروژه را مشاهده خواهید کرد.

داشبورد مدیریت پروژه در اکسل – Project Management Dashboard

جدول گزارشات اتوماتیک وضعیت وظایف پرسنل

در این جدول نیز تمامی اطلاعات مربوط به پرسنل را که بصورت اتوماتیک تکمیل می شود ملاحظه خواهید کرد. یعنی محدوده کل روزها، تعداد پروژه های تکمیل شده، تعداد پروژه های درحال پیشرفت، تعداد پروژه های شروع نشده، تعداد کل وظایف در پروژه ها و همچنین تعداد وظایف برای هر کارمند، مجموع روزهای درگیر کل پروژه ها و همچنین روزهای درگیر برای هر کارمند، جمع درصد پیشرفت هر پرسنل در تمام پروژه ها و همچنین درصد پیشرفت هر پرسنل در وظیفه محوله، جمع درصد باقی مانده هر پرسنل در تمام پروژه ها و همچنین درصد باقی مانده هر پرسنل، جمع حداکثر روز-نفر برای هر پرسنل در تمام پروژه ها و همچنین حداکثر روز-نفر برای هر پرسنل را که بصورت اتوماتیک تکمیل می شوند را ملاحظه می کنید.

داشبورد مدیریت پروژه در اکسل – Project Management Dashboard

در واقع تنها با تعریف چند بخش از یک جدول، می توانید به داده ها و تحلیل بسیار زیبا و ارزشمندی دست بیابید.

پروژه هایتان پر سود برای خودتان و همه – لب هایتان خندان و دلتان شاد باد