نرم افزار اکسل برنامه ریزی منابع سازمانی * ای آر پی ERP (نرم افزار سیستم ERP)

سیستم ERP در اکسل

سیستم ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) یک راهکار نرم‌افزاری جامع برای مدیریت و یکپارچه‌سازی فرآیندهای اصلی کسب‌وکار در سازمان‌ها است. این سیستم به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با ادغام تمامی داده‌ها و فرآیندهای خود در یک سیستم یکپارچه، کارآیی و اثربخشی خود را افزایش دهند. سیستم‌های ERP برای جمع‌آوری تمامی عملکردهای کلیدی یک سازمان شامل حسابداری، منابع انسانی، تولید، فروش، خدمات، و مدیریت زنجیره تأمین در یک پلتفرم مشترک طراحی شده‌اند.

برای کسب‌وکارهای کوچک، قالب‌های ERP فروشگاه‌های دیجیتال یک راهکار همه‌کاره و کارآمد هستند که فرآیندهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی را بدون نیاز به سرمایه‌گذاری در نرم‌افزارهای گران‌قیمت ساده می‌کنند. این قالب‌ها به عنوان مینی ERP در اکسل عمل کرده و امکانات قدرتمندی برای مدیریت عملیات کسب‌وکار مانند حسابداری، امور مالی، مدیریت محصولات، فروش و انبارداری ارائه می‌دهند.

نمای کلی قالب ERP اکسل

داشبورد

داشبورد به عنوان یک مرکز ناوبری مرکزی برای قالب ERP عمل می‌کند و شامل دکمه‌هایی است که به شما امکان می‌دهد به بخش‌های مربوطه دسترسی پیدا کنید.

1-منو-اکسل برنامه‌ریز منابع سازمانی (سیستم ERP)

در داشبورد، دکمه خاکستری “تنظیمات” را در پایین خواهید دید. اینجا جایی است که دسته‌بندی‌ها، نمایندگان فروش و موارد مشابه را تعریف می‌کنید. قبل از وارد کردن داده‌های خود، مطمئن شوید که جداول زیر را پر کرده‌اید تا بتوانید از این داده‌ها در بخش‌های مربوطه استفاده کنید:

بخش تنظیمات:

در این بخش، شما آیتم‌هایی را تعریف خواهید کرد که در بخش‌های مربوطه از منوهای کشویی انتخاب می‌شوند. به عنوان مثال، در ستون نماینده فروش در سمت چپ، شما اسامی اعضای تیم فروش را وارد می‌کنید.

پس از انجام این کار، این اسامی در بخش “مشتریان” ظاهر خواهند شد (شما می‌توانید تعیین کنید که کدام نماینده فروش مسئول یک مشتری است).

دلیل استفاده از این روش، جلوگیری از خطاهای داده و ورودی سریعتر است.

در سمت راست این بخش، چند تنظیمات جزئی دیگر توضیح داده شده‌اند:

• ماه شروع: ماهی را که می‌خواهید وارد کردن داده‌های خود را شروع کنید، تعریف کنید. قالب گزارش‌ها را بر اساس این تنظیم به‌روزرسانی خواهد کرد.
• واحد پول: همه مقادیر در قالب ERP اکسل به صورت عددی فرمت شده‌اند. از این تنظیم برای به‌روزرسانی عناوین گزارش‌های خود استفاده کنید.
• حاشیه مهلت پرداخت: این تنظیم برای “پیگیری جمع‌آوری پرداخت‌ها” مهم است. اگر یک مشتری پس از این مدت زمان پرداخت کند، در گزارش شرایط پرداخت، یک هشدار خواهید دید.

2-تنظیمات-اکسل برنامه‌ریز منابع سازمانی (سیستم ERP)

سه بخش اصلی قالب

قالب ERP اکسل – برنامه‌ریزی و امکان‌سنجی

بخش محصولات

در این بخش محصولاتی را که خریداری، انبار و می فروشید تعریف می کنید.

در اینجا توضیحات مربوط به هر ستون آورده شده است:

ستون های نام محصول و کد محصول متن آزاد هستند. (اگر از کدهایی برای محصولات خود استفاده نمی کنید، ما قویاً توصیه می کنیم از کدهای منحصر به فرد برای محصولات خود استفاده کنید. این بهترین روش برای اهداف مدیریت کسب و کار است)

در ابتدایی‌ترین سطح، باید محصولاتی را که خریداری، انبار و فروش می‌کنید، تعریف کنید.

• نام محصول و کد محصول: ستون‌ها متن آزاد هستند. اگر برای محصولات خود از کد استفاده نمی‌کنید، توصیه می‌کنیم از کدهای منحصربه‌فرد استفاده کنید.
• دسته‌بندی محصول: این ستون شامل منوهای کشویی است زیرا دسته‌بندی‌های خود را در بخش “تنظیمات” تعریف کرده‌اید.
• واحد: این مشخص می‌کند که چگونه محصولات خود را می‌فروشید (به صورت بسته، کیلوگرم، اینچ، قطعه و غیره).
• سطح موجودی بحرانی (روزها): این برای ردیابی سطوح موجودی استفاده می شود. می توانید تأثیر آن را در بخش ثبت موجودی مشاهده کنید. اگر کالایی دارای تعداد موجودی کمتری نسبت به ارزش بحرانی آن باشد، هشدار قرمز رنگی را در بخش ثبت سهام مشاهده خواهید کرد. (اگر از مدیریت موجودی استفاده نمی کنید، می توانید از این مقدار صرف نظر کنید).
• برند (نام تجاری): این ستون متن آزاد است و برای گزارش‌دهی (فیلتر کردن، گروه‌بندی) استفاده می‌شود.

3-محصولات-اکسل برنامه‌ریز منابع سازمانی (سیستم ERP)

هزینه‌های ثابت

در این بخش شما به سادگی هزینه های ثابت خود را در ماه وارد می کنید.

این داده ها برای محاسبه سودآوری کسب و کار استفاده خواهد شد.

اطمینان حاصل کنید که تخمین های خود را برای ماه های آینده نیز انجام داده اید.

به طوری که می توانید ببینید چه زمانی کسب و کار به نقطه سربه سر یا حاشیه سود آینده می رسد.

واحد مبالغ را می توان در بخش “تنظیمات” تغییر داد.

هزینه‌های ثابت در تمام فرآیندهای ERP کسب‌وکار کوچک ثابت باقی خواهند ماند. هنگامی که سودآوری کسب‌وکار خود را محاسبه می‌کنید، می‌توانید زمانی که کسب‌وکار به نقطه سر به سر می‌رسد یا حاشیه سود آینده را ببینید. برای گزارش‌های آینده، به سادگی هزینه‌های ثابت خود را برای هر ماه وارد کنید.

4-هزینه های ثابت-اکسل برنامه‌ریز منابع سازمانی (سیستم ERP)

اهداف فروش

در این بخش شما به سادگی اهداف فروش خود را در ماه وارد می کنید.

این داده ها در گزارش “تحقق فروش” استفاده می شود و کارایی تیم فروش شما را نشان می دهد. (همچنین می تواند به عنوان KPI استفاده شود)

اطمینان حاصل کنید که برآورد خود را بر اساس محصول وارد کرده اید. (به واحدی که در قسمت “محصولات” تعریف می کنید توجه کنید)

هدف‌گذاری فروش برای اندازه‌گیری و مقایسه فروش فعلی شما به منظور دستیابی به هدف است. در اینجا به سادگی اهداف فروش ماهانه خود را برای هر محصول وارد می‌کنید.

5-اهداف فروش-اکسل برنامه‌ریز منابع سازمانی (سیستم ERP)

فروش واقعی

در این بخش شما به سادگی فروش واقعی خود را در ماه وارد می کنید.

قبل از پر کردن این مقادیر، مطمئن شوید که بخش “هدف فروش” را بررسی کرده اید.

همراه با اهداف فروش، این داده ها در گزارش “تحقق فروش” استفاده می شود و کارایی تیم فروش شما را نشان می دهد. (همچنین می تواند به عنوان KPI استفاده شود)

اطمینان حاصل کنید که برآورد خود را بر اساس محصول وارد کرده اید. (به واحدی که در قسمت “محصولات” تعریف می کنید توجه کنید)

ستون های سمت چپ ترین ستون ها را تغییر ندهید.

پس از تعریف اهداف، می‌توانید فروش واقعی ماهانه محصولات خود را وارد کنید. به همراه اهداف فروش، می‌توانید فروش خود را در بخش گزارش “تحقق فروش” تجزیه و تحلیل کنید و کارایی تیم فروش خود را نشان دهید.

6-فروش واقعی-اکسل برنامه‌ریز منابع سازمانی (سیستم ERP)

هزینه‌های محصول

در این بخش شما به سادگی هزینه های واحد خود را در ماه وارد می کنید.

همراه با بخش «قیمت‌های فروش»، این داده‌ها در گزارش‌های سودآوری استفاده می‌شوند. بنابراین، اگر بتوانید هزینه های ماه های آینده را تخمین بزنید، به برنامه ریزی مالی بهتر کمک می کند.

اطمینان حاصل کنید که برآورد خود را بر اساس محصول وارد کرده اید. (به واحدی که در قسمت “محصولات” تعریف می کنید توجه کنید)

در این بخش، هزینه‌های واحد خود را برای هر ماه به سادگی وارد می‌کنید. این داده‌ها در گزارش‌های سودآوری قالب ERP کوچک استفاده می‌شوند. بنابراین، اگر می‌توانید هزینه‌های ماه‌های آینده را تخمین بزنید، این به برنامه‌ریزی مالی بهتر شرکت شما کمک می‌کند.

7-هزینه های محصول-اکسل برنامه‌ریز منابع سازمانی (سیستم ERP)

قیمت‌های فروش

در این بخش قیمت فروش محصولات یا خدمات خود را تعریف خواهید کرد. به همراه “هزینه‌های واحد”، می‌توانید نتیجه این داده‌ها را در گزارش‌های سودآوری مشاهده کنید.

8-قیمت فروش-اکسل برنامه‌ریز منابع سازمانی (سیستم ERP)

مشتریان

مشابه بخش محصولات، باید مشتریان خود و اطلاعات آن‌ها را تعریف کنید. این بخش به نوعی پایگاه داده CRM برای ERP کسب‌وکار کوچک شماست.

• کد مشتری، نام، آدرس، تلفن و ایمیل: ستون‌ها متن آزاد هستند و می‌توانید آن‌ها را به دلخواه پر کنید. اگر برای مشتریان خود از کد استفاده نمی‌کنید، باز هم توصیه می‌کنیم از کدهای منحصربه‌فرد برای هر یک استفاده کنید.
• نماینده فروش: اینجا یک انتخاب‌گر خواهد داشت زیرا شما این اطلاعات را در بخش “تنظیمات” قبل از شروع پر کرده‌اید.
• دو ستون آخر: ویژگی‌های منحصربه‌فرد این قالب ERP اکسل هستند و برای پیگیری پرداخت‌های مشتریان شما استفاده می‌شوند. اگر درست استفاده شوند، این می‌تواند راهی بسیار قوی برای مدیریت کسب‌وکار شما باشد!
• حد مهلت پرداخت: این داده برای “پیگیری جمع‌آوری پرداخت‌ها” مهم است. اگر مشتری شما پس از این تعداد روز بدهی خود را پرداخت نکرده باشد، هشدار را در “شرایط پرداخت” در بخش گزارش‌ها خواهید دید.
• حد ریسک موجودی: قالب ERP دارای محدودیت ایمنی برای موجودی مشتری شماست. اگر موجودی آن‌ها از این حد فراتر رفته و همچنان پس از حد مهلت پرداختی پرداخت نشده باشد، هشدار را در گزارش “شرایط پرداخت” خواهید دید.

9-مشتریان-اکسل برنامه‌ریز منابع سازمانی (سیستم ERP)

اطلاعات

به‌عنوان یک قانون کلی، همیشه سلول‌های سفید را پر کنید. ستون‌های خاکستری شامل محاسبات خودکار هستند و نباید به صورت دستی بازنویسی شوند. ستون‌های خاکستری در سمت چپ را تغییر ندهید.

قالب ERP اکسل – ورود داده‌ها و ثبت‌ها

ثبت فاکتورهای فروش

برای تمامی شرکت‌ها، مهم است که سوابق فاکتورهای فروش را برای اثبات توافق با مشتریان نگه‌دارند. بنابراین، در این قالب ERP، شما فاکتورها و سوابق فروش خود را در اینجا وارد خواهید کرد. این بخش بسیار مهم است و شامل داده‌های زیادی است که در طول ابزار استفاده خواهد شد.

• تاریخ فاکتور: برای پیگیری تاریخ صدور فاکتور استفاده می‌شود.
• تاریخ سررسید: چه زمانی این فاکتور پرداخت خواهد شد؟ این داده برای پیگیری موجودی مشتریان مهم است.
• شماره فاکتور: برای پیگیری و گروه‌بندی اقلام همان فاکتور مهم است.
• کد محصول – نام: این یک منوی کشویی است و محصول خود را که در بخش “محصولات” تعریف کرده‌اید، انتخاب خواهید کرد.
• واحد: به صورت خودکار از بخش محصولات بازیابی خواهد شد. لطفاً تغییرات خود را در بخش مربوطه انجام دهید و سلول‌های خاکستری را تغییر ندهید.
• شماره قطعه: این فیلد به همراه “سوابق خرید” برای پیگیری بهتر فاکتورهای جداگانه‌ای که به‌طور مشترک خریداری شده‌اند، در بخش “ثبت موجودی” استفاده می‌شود. می‌توانید از این فیلد برای مدیریت روش “اولین ورودی – اولین خروجی” استفاده کنید.
• کد مشتری – نام: این یک منوی کشویی است و مشتری خود را که در بخش “مشتریان” تعریف کرده‌اید، انتخاب خواهید کرد.
• مقدار: تعداد اقلام در فاکتور.
• قیمت‌گذاری و مالیات بر ارزش افزوده: بر اساس اطلاعات در فاکتور پر می‌شود.

10-سوابق فروش-اکسل برنامه‌ریز منابع سازمانی (سیستم ERP)

سوابق خرید

این بخش برای سایر محاسبات حیاتی نیست، اما می‌توانید از این جدول برای ثبت اطلاعات خرید استفاده کنید.

سوابق خرید با کد HS و تاریخ انقضا:

• کد HS: کد استاندارد بین‌المللی برای طبقه‌بندی کالاها برای مقاصد اطلاعاتی استفاده می‌شود.
• تاریخ انقضا: برخی کالاها مانند کالاهای مصرفی سریع (FMCG) ممکن است تاریخ انقضا داشته باشند.
• مکان انبار: این امکان را به شما می‌دهد که راحت‌تر مکان کالاهای خریداری شده جدید را پیگیری کنید.

11-سوابق خرید-اکسل برنامه‌ریز منابع سازمانی (سیستم ERP)

سوابق موجودی

سوابق موجودی وضعیت موجودی را برای هر محصول خریداری شده حفظ می‌کند. اطلاعات دیگر به‌طور خودکار از جداول دیگر بازیابی می‌شود.

سوابق موجودی با نرخ مصرف:

• نرخ مصرف روزانه: بر اساس تعداد روزهای تفاوت بین تاریخ اولین فروش تا امروز محاسبه می‌شود.
• روزهای موجودی تخمینی: از نرخ مصرف برای محاسبه تعداد روزهای موجودی استفاده می‌شود. اگر این تعداد کمتر از روزهای موجودی بحرانی باشد، هشدار قرمز نمایش داده می‌شود.

12-سوابق موجودی-اکسل برنامه‌ریز منابع سازمانی (سیستم ERP)

پیگیری وصول پرداخت‌های مشتریان

پس از دریافت پرداخت‌ها، باید آن را برای ارزیابی جاری مشتریان ثبت کنید. قالب ERP اکسل پرداخت‌های واقعی را که از مشتریان دریافت کرده‌اید، ثبت خواهد کرد.

پیگیری جمع‌آوری پرداخت‌ها با روش‌های پرداخت:

• تاریخ: زمانی که پرداخت واقعی دریافت شده است.
• کد مشتری: انتخاب از منوی کشویی.
• شماره پرداخت: فیلد مرجع برای پیگیری شماره‌های پرداخت.
• روش پرداخت: انتخاب از منوی کشویی.
• مقدار: مبلغ پرداختی که دریافت شده است.
• تاریخ پیش‌بینی ورود نقدی: تاریخ تقریبی ورود مبلغ به حساب بانکی شما.
• نام بانک و یادداشت‌ها: فیلدهای اختیاری.

13-وصول پرداخت-اکسل برنامه‌ریز منابع سازمانی (سیستم ERP)

قالب ERP اکسل – گزارش‌ها

گزارش خلاصه مالی:

این قالب ERP همه ورودی‌های شما مانند قیمت‌گذاری فروش، هزینه‌های ثابت، هزینه‌های کالاهای فروخته شده و گزارش‌ها را تجمیع می‌کند.

نتایج:

• درآمد
• حاشیه ناخالص
• حاشیه خالص

هرچه بیشتر ورودی‌های خود را تکمیل کنید، گزارش طولانی‌تر خواهد بود.

14-خلاصه مالی-اکسل برنامه‌ریز منابع سازمانی (سیستم ERP)

گزارش تحقق اهداف فروش

این گزارش به شما یک نمای داشبورد بصری می‌دهد تا ببینید آیا به اهداف فروش خود رسیده‌اید یا خیر. می‌توانید چندین محصول یا دسته‌بندی را با استفاده از انتخاب‌گر در سمت راست انتخاب کنید.

15-گزارش رسیدن به هدف فروش-اکسل برنامه‌ریز منابع سازمانی (سیستم ERP)

گزارش سودآوری محصول

این گزارش تجزیه و تحلیل دقیقی بعد از حساب کردن تمام هزینه‌ها و مخارج محصولات شما ارائه می‌دهد. ممکن است برخی دسته‌ها نسبت به دیگران سودآورتر باشند. تجزیه و تحلیل مبتنی بر محصول برای این قالب ERP اکسل بسیار مهم است.

16-گزارش سودآوری محصولات-اکسل برنامه‌ریز منابع سازمانی (سیستم ERP)

تحلیل سوابق فاکتورهای فروش:

این گزارش به طور کامل بر اساس سوابق فاکتورهای فروش است و با استفاده از جدول‌های محوری قابل تنظیم برای نیازهای خاص شماست.

17-گزارش سوابق فروش-اکسل برنامه‌ریز منابع سازمانی (سیستم ERP)

تحلیل حساب‌های پرداختی

این گزارش نشان می‌دهد پس از انجام فروش، چقدر پول از مشتریان باقی مانده و چقدر پرداخت کرده‌اند. می‌توانید مشتریان خاص را فیلتر کنید یا چندین مشتری را انتخاب کنید و نمایندگان فروش خاصی را برای مشاهده میزان موجودی باز هر عضو تیم فروش انتخاب کنید.

18-تجزیه و تحلیل-اکسل برنامه‌ریز منابع سازمانی (سیستم ERP)

گزارش شرایط پرداخت

این گزارش برای پرداخت‌های مشتریان است و براساس حد ریسک تعریف‌شده برای هر شریک در بخش “مشتریان” ایجاد می‌شود.

19-گزارش شرایط پرداخت-اکسل برنامه‌ریز منابع سازمانی (سیستم ERP)

ویژگی‌های کلیدی قالب Excel ERP

مدیریت جامع محصولات:

پایگاه داده محصولات:

ورود اطلاعات دقیق مانند نام محصول، کد، دسته‌بندی، واحد، سطح انبار و برند.

پیگیری سطح انبار:

نظارت بر سطوح بحرانی انبار و دریافت هشدار زمانی که موجودی از آستانه‌های تعریف‌شده کمتر شود.

مدیریت اطلاعات مشتریان:

قابلیت CRM:

ذخیره جزئیات مشتریان شامل کدها، نام‌ها، آدرس‌ها، اطلاعات تماس و نمایندگان فروش.

پیگیری شرایط پرداخت:

تعیین و نظارت بر شرایط پرداخت و محدودیت‌های ریسک بالانس برای هر مشتری، با هشدارهای خودکار برای پرداخت‌های معوقه.

گزارش‌دهی فروش و مالی:

اهداف و واقعیات فروش:

تعریف اهداف فروش ماهانه و پیگیری عملکرد واقعی فروش برای تحلیل کارایی فروش.

تحلیل سودآوری:

ورود هزینه‌های واحد و قیمت‌های فروش محصولات برای تولید گزارش‌های سودآوری، کمک به شناسایی محصولات سودآور و غیراقتصادی.

ورود داده‌ها و مدیریت سوابق:

سوابق فاکتورهای فروش و خرید:

حفظ سوابق دقیق از تمام فاکتورهای فروش و معاملات خرید برای پیگیری و گزارش‌دهی کارآمد.

سوابق انبار:

پیگیری وضعیت انبار برای هر محصول خریداری شده و دریافت خودکار اطلاعات از جداول دیگر.

سایر ویژگی‌های قالب

گزارش‌دهی جامع:

ارائه گزارش‌های مالی، تحلیل فاکتورهای فروش، گزارش تحقق اهداف فروش، و تحلیل حساب‌های بانکی.

گزارش سودآوری محصولات:

تحلیل جزئی سودآوری پس از احتساب تمام هزینه‌ها و مخارج محصولات.

گزارش شرایط پرداخت:

بررسی ریسک و مدت زمان پرداخت مشتریان با استفاده از معیارهای مختلف برای ارائه هشدارهای لازم.

مزایای استفاده از قالب Excel ERP

کاربرپسند و بدون نیاز به نصب: آماده استفاده بدون نیاز به نصب نرم‌افزار اضافی.

طراحی حرفه‌ای و مناسب برای ارائه: با طراحی حرفه‌ای مناسب برای ارائه‌ها و گزارشات.

گزارش‌های جامع و آماده چاپ: شامل گزارش‌های جامع و آماده چاپ برای تجزیه و تحلیل کامل وضعیت کسب‌وکار.

پشتیبانی از سیستم عامل‌های مک و ویندوز: سازگار با نسخه‌های اکسل ۲۰۱۰ و بالاتر

ماکرو و VBA : شامل کدهای ماکرو و VBA برای قابلیت‌های پیشرفته.

این قالب به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا با مدیریت بهینه‌تر فرآیندها و کاهش کارهای تکراری، بهره‌وری خود را افزایش داده و بهبود یابند.