آیا دنبال نرم افزار مدیریت پول هستید؟ هدف ما از مدت ها قبل ایجاد یک صفحه گسترده مدیریت پول ساده و بدون کلان بوده است که عملکردی مشابه نرم افزار بودجه بندی اولیه و مدیریت پول را ارائه می دهد. یک صفحه گسترده ساده هرگز تمام کارهایی را که نرم افزار اختصاصی می تواند انجام دهد انجام نمی دهد، اما الگوی جدید مدیریت پول Sonarweb® به طرز شگفت انگیزی نزدیک شده است.

اکسل و نرم افزار مدیریت پول برنامه‌ ریز بودجه حسابداری در اکسل-راهنما

مدیریت اولیه پول شامل 3 مرحله چرخه ای است:

1- طرح (PLAN)  2- ردیابی (TRACK)  3- آنالیز (ANALYZE)

صفحه‌گسترده مدیر پول از ترکیب برنامه‌ریز بودجه، ثبت دسته چک و الگوهای بودجه ماهانه شکل گرفته است. این 3 ابزار با هم راهی برای برنامه ریزی، ردیابی و تجزیه و تحلیل درآمد و هزینه های شما فراهم می کنند.

به عنوان یک احتیاط اولیه، باید راحت از یک صفحه گسترده استفاده کنید و بدانید که صفحات گسترده تا حدودی مستعد خطا هستند.

این نسخه جدید دارای تمام ویژگی های مدیریت پول اصلی در زیر است، از جمله گزارش های ماهانه و سالانه. با این حال، سفارشی کردن دسته بندی های بودجه بسیار آسان تر است. این به گونه ای طراحی شده بود که دانش آموزان هنگام خروج از خانه و شروع به پیگیری امور مالی خود، از آن استفاده کنند.

اکسل و نرم افزار مدیریت پول برنامه‌ ریز بودجه حسابداری در اکسل-بودجه

من یک کاربرگ گزارش بودجه هفتگی جدید اضافه کرده ام. این کاربرگ به شما امکان می دهد یک بودجه هفتگی یا دوهفته ای جداگانه تعریف کنید و بودجه شما را با هزینه واقعی خود مقایسه کنید. کاربرگ بودجه اصلی هنوز ماهانه است، اما اکنون هر دو گزینه را دارید.

برای اجازه دادن به دسته‌های بیشتر، 50 دسته هزینه و 20 دسته درآمد اضافه کرده‌ایم، اما آن ردیف‌ها را به‌طور پیش‌فرض پنهان کردم. بنابراین، اگر به دسته‌های بیشتری نیاز دارید، ردیف‌های پنهان را آشکار کنید.

این برنامه می تواند به عنوان یک سیستم مدیریت پول کامل استفاده شود. با یک صفحه گسترده می توانید مخارج خود را برنامه ریزی، پیگیری و تجزیه و تحلیل کنید.

اکسل و نرم افزار مدیریت پول برنامه‌ ریز بودجه حسابداری در اکسل-پس انداز هدف

– یک بودجه سالانه برای پیش بینی های آینده، رسیدگی به درآمد متغیر، برنامه ریزی برای هزینه های نامنظم (غیر ماهانه) و هزینه های متغیر بودجه مانند قبض های برق فصلی یا آب ایجاد کنید.

– ثبت معاملات برای چندین حساب در یک کاربرگ واحد. حساب(های) کارت اعتباری، حساب(های جاری)، حساب(های پس انداز) و حتی یک حساب برای نشان دادن وجه نقد، کیف پول یا کیف پول خود را وارد کنید.

– موجودی دفترچه چک خود – جدول سابقه تراکنش شامل “موجودی پاک شده” است که مقایسه آن را با صورتحساب(های) بانک شما آسان می کند. از ستون (R)  در جدول برای وارد کردن تراکنش های پاک شده “c” و “R” تطبیق شده استفاده کنید. می توانید تراکنش ها و نقل و انتقالات را بین حساب ها تقسیم کنید. از فیلتر خودکار اکسل داخلی برای نمایش تراکنش‌های یک حساب یا همه حساب‌ها استفاده کنید.

اکسل و نرم افزار مدیریت پول برنامه‌ ریز بودجه حسابداری در اکسل-حسابها

– هزینه های ماهانه خود را با استفاده از گزارش بودجه ماهانه که شامل نمودارها است، مقایسه بودجه با مقادیر واقعی را دنبال کنید و با وارد کردن تراکنش ها به طور خودکار به روز می شود. فقط سال و ماه را تغییر دهید تا گزارش را برای یک ماه دیگر مشاهده کنید.

– هزینه های سالانه خود را ردیابی کنید [فقط نسخه اکسل 2010] – به دلیل درخواست های مکرر برای گزارش سالانه، من یک کاربرگ جدید اضافه کرده ام که گزارش درآمد و هزینه را برای یک سال کامل به صورت ماهانه گروه بندی می کند. این ممکن است برای ایجاد بودجه سال بعد مفید باشد.

ما یک الگوی بودجه هفتگی ایجاد کرده ایم که بر اساس مدیر پول است. این شامل معاملات و گزارش هفتگی همه در یک کاربرگ است.

یک کاربرگ جداگانه “حساب ها” برای ویرایش لیست حساب ها و جمع بندی مانده ها در هر حساب اضافه شد. یک ستون جدید “برچسب ها” به کاربرگ تراکنش ها اضافه شد تا به شما امکان دهد در صورت نیاز برچسب های منحصر به فرد خود را اضافه کنید. برای مثال، برچسب‌ها به شما امکان می‌دهند هزینه‌های خاصی را که ممکن است از چندین دسته عبور کنند، فیلتر یا جستجو کنید، مانند برچسب #CAR1 یا #CAR2 برای ردیابی هزینه‌های مرتبط با یک وسیله نقلیه خاص.

اکسل و نرم افزار مدیریت پول برنامه‌ ریز بودجه حسابداری در اکسل-گزارش هفتگی بودجه

یک کاربرگ اهداف جدید اضافه شد که می توانید برای ردیابی مانده وجوه مختلف پس انداز و هزینه استفاده کنید.

من مجموعه ای دقیق از دستورالعمل ها را در خود فایل اکسل گنجانده ام. لطفاً آن دستورالعمل ها را بخوانید. آنها حاوی نکات، دستورالعمل ها و مثال های بسیار مهمی هستند.

سفارشی کردن دسته بندی های بودجه

شما فقط باید این کار را یک بار با شاید کمی تغییر در هر سال انجام دهید. در اصل، فقط باید مطمئن شوید که دسته‌ها در همه کاربرگ‌ها دقیقاً یکسان هستند.

اگر تراکنش را به دسته‌ای اختصاص دهید که در برگه‌های بودجه یا گزارش گنجانده نشده است، هزینه در گزارش‌های شما نشان داده نمی‌شود و فکر می‌کنید پول بیشتری نسبت به آنچه که دارید، دارید. من قالب بندی شرطی را برای کمک به جلوگیری از این نوع اشتباهات اضافه کرده ام، اما صفحه گسترده قطعاً ضد خطا نیست. قالب بندی شرطی فقط دسته هایی را که در لیست اصلی نیستند برجسته می کند.

من بسیار سعی کرده‌ام مجموعه‌ای جامع از دسته‌های درآمد و هزینه را لحاظ کنم، بنابراین اگر سفارشی‌سازی دسته‌ها خیلی ترسناک است، فقط سعی کنید از فهرست پیش‌فرض استفاده کنید.

اکسل و نرم افزار مدیریت پول برنامه‌ ریز بودجه حسابداری در اکسل-معاملات

ایجاد بودجه سالانه

من قصد دارم در آینده بیشتر در مورد این موضوع بنویسم. در حال حاضر، تقریباً در هر کتاب مالی شخصی، خواندن مقالات وبلاگ آنلاین در مورد بودجه بندی، و غیره می توانید با ایجاد بودجه آشنا شوید.

ثبت معاملات

دومین بخش استفاده از الگوی مدیریت پول، یادگیری صحیح و کارآمد وارد کردن تراکنش ها در کاربرگ تراکنش است. اگر درک خوبی از نحوه کپی، درج و حذف ردیف ها دارید، باید یک تکه کیک باشد.

بسیار مهم است که همیشه تمام سطرها را کپی کنید (به جای درج ردیف های خالی) تا قالب بندی، اعتبارسنجی داده ها و فرمول هایی را که هم قابل مشاهده و هم در ستون های مخفی هستند حفظ کنید.

برای صورت‌حساب‌های تکراری، می‌توانید ردیف‌های تراکنش‌های قدیمی‌تر را کپی کنید، سپس ردیف‌های کپی‌شده را وارد کنید و تاریخ‌ها و مبالغ را تغییر دهید. همچنین می‌توانید زیرمجموعه‌ای از ردیف‌ها را برای استفاده برای کپی/پیست کردن با مقادیر خالی ایجاد کنید (به طوری که این ردیف‌های الگو بر موجودی حساب تأثیر نگذارند).

آیا می توانم از فیلترینگ خودکار استفاده کنم؟ بله. ابتدا کل جدول تراکنش ها را انتخاب کنید و سپس Autofilter را روشن کنید. ممکن است استفاده از فیلترینگ برای نمایش تراکنش‌های یک حساب در زمانی که در حال تطبیق هستید، راحت باشد.

اکسل و نرم افزار مدیریت پول برنامه‌ ریز بودجه-گزارش بودجه از ابتدای سال تاکنون-صفحه 1

آیا می توانم تراکنش ها را از بانکم وارد کنم؟ متاسفانه خیر الگوی مدیریت پول چندان شیک نیست. همچنین در آینده هیچ برنامه ای برای اضافه کردن قابلیت واردات خودکار تراکنش ها از بانک یا سایر مؤسسات مالی شما ندارم. هیچ اتصال آنلاینی در مدیر پول وجود ندارد. اگر چنین عملکردی را می‌خواهید، ممکن است بخواهید از نرم‌افزار اختصاصی بودجه دیگری استفاده کنید.

ایجاد حساب های فرعی مجازی برای پیگیری اهداف

اگر برای تعطیلات، خرید خودرو، پیش پرداخت یا اهداف آینده پس انداز می کنید، ممکن است بخواهید میزان پولی که در حساب پس انداز شما به آن اهداف اختصاص داده شده است را پیگیری کنید.

یکی از راه های ساده برای انجام این کار، ایجاد چیزی به نام “حساب فرعی مجازی” است که به این معنی است که شما در واقع یک حساب فرعی واقعی در بانک خود ایجاد نمی کنید. در عوض، یک حساب به نام «تعطیلات» یا «ماشین» در برگه حساب‌های قالب مدیریت پول ایجاد می‌کنید. می توانید توضیحات را تورفتگی کنید یا یادداشتی در سمت راست جدول اضافه کنید تا به شما یادآوری کند که یک حساب فرعی است.

اگرچه در زندگی واقعی شما پول را از حساب جاری خود به حساب پس انداز اصلی خود منتقل می کنید، در صفحه گسترده این تخصیص پس انداز را به عنوان انتقال به حساب های فرعی خاص ثبت می کنید.

بخش مشکل این است که وقتی صفحه گسترده خود را با صورت حساب بانکی خود تطبیق می دهید، باید به خاطر داشته باشید که کل موجودی نشان داده شده در صورت حساب، مجموع حساب عمومی به اضافه حساب های فرعی است.

اکسل و نرم افزار مدیریت پول برنامه‌ ریز بودجه-گزارش بودجه از ابتدای سال تاکنون-صفحه 2

پیگیری پیشرفت ماهانه شما

بخش بسیار مهمی از مدیریت خوب پول، پیگیری نحوه مقایسه هزینه های فعلی شما با بودجه شما است. ممکن است وضعیت بودجه خود را به صورت هفتگی یا حتی روزانه بررسی کنید، اما حداقل باید پول خود را به صورت ماهانه مدیریت کنید.

از کاربرگ گزارش برای مقایسه بودجه خود با هزینه های واقعی خود در طول ماه استفاده کنید. با وارد کردن شماره ماه (1 برای ژانویه، 2 برای فوریه و غیره) می توانید ماه را تغییر دهید.

اکسل و نرم افزار مدیریت پول برنامه‌ ریز بودجه-گزارش درآمد و هزینه سالانه-صفحه 1

هر سال یک فایل جدید راه اندازی کنید

مدیر پول برای نمایش گزارش‌های سالانه طراحی شده است، بنابراین من معمولاً در ابتدای هر سال یک فایل جدید را شروع می‌کنم و فایل قدیمی را با اسناد مالیاتی سال قبل خود ذخیره می‌کنم.

برای سال جدید، می‌توانید تراکنش‌های قدیمی را حذف کنید و سپس ردیف‌هایی را در بالای جدول تراکنش‌ها اضافه کنید تا مانده‌های انتقالی هر حساب را فهرست کنید.

نکته: درست مانند پرداخت‌های مکرر، ممکن است بخواهید زیرمجموعه‌ای از تراکنش‌های نمونه را ذخیره کنید تا بتوانید به خاطر داشته باشید که از چه دسته‌هایی برای تراکنش‌های رایج استفاده کنید. برای تراکنش‌های نمونه، مبالغ را خالی بگذارید تا روی مانده حساب‌ها تأثیری نداشته باشد.

اکسل و نرم افزار مدیریت پول برنامه‌ ریز بودجه-گزارش درآمد و هزینه سالانه-صفحه 2