فایل اکسل مایلستون مدیریت پروژه – مایلستون نقشه راه پروژه Milestone

شما یک هدف روشن دارید و مراحل رسیدن به آن را می دانید، اما همچنین می خواهید مسیر روشنی را ببینید که شما را به اوج می رساند. اینجاست که این برنامه (فایل اکسل مایلستون مدیریت پروژه – مایلستون نقشه راه پروژه Milestone) به شما کمک می کند تا اهداف و استراتژی های اصلی خود را تجسم کنید . اکنون می‌توانید با این ابزار مدیریت چابک به اهداف خود برنامه‌ریزی کنید و به طور موثرتری به آن برسید .

فایل اکسل مایلستون مدیریت پروژه – مایلستون نقشه راه پروژه Milestone

در برخی موارد، الگوهای نقشه راه اکسل به عنوان جدول زمانی یک پروژه یا محصول اشتباه درک می شوند. در حالی که شباهت های زیادی بین این دو وجود دارد، مهم ترین تفاوت این است که ما به هیچ تاریخ دقیقی برای نقشه راه نیاز نداریم.

ویژگی های اصلی الگوی نقشه راه اکسل

مهمتر از همه، دو بخش در قالب اکسل نقشه راه وجود دارد:

1. نقشه راه
2. تنظیمات

بنابراین، اجازه دهید به این بخش ها عمیق تر نگاه کنیم.

1. بخش نقشه راه

در بخش نقشه راه دو بخش وجود دارد: جدول هدف و نمودار نقشه راه.

در اینجا می توانید اهداف، مراحل و بخش مسئول خود را یادداشت کنید. همانطور که جدول را پر می کنید یا تغییرات ایجاد می کنید، نمودار نقشه راه در سمت چپ بلافاصله تغییرات را منعکس می کند.

برای روشن شدن موضوع، می توان اهداف را در این الگوی اکسل نقشه راه، با نوشتن روی جدول اضافه کرد. علاوه بر این، الگوی اکسل به شما امکان می دهد طول کلی هدف خود و همچنین مهم بودن یا نبودن آن را مشخص کنید.

به محض اینکه یک هدف یا کار را به عنوان نقطه عطف علامت گذاری کنید، یک ستاره در کنار آن ظاهر می شود و توضیحات با فونت پررنگ ظاهر می شود. به طوری که می توانید به راحتی نقاط عطف خود را برجسته کنید.

2. بخش تنظیمات:

می توانید نقشه راه خود را در قسمت تنظیمات این قالب اکسل سفارشی کنید. به طور کلی، سه گزینه در تنظیمات موجود است:

• فاز
• تقسیم می شود
• محدوده زمانی

در مرحله اول، این الگوی نقشه راه به شما امکان اضافه کردن حداکثر 10 مرحله (دوره زمانی) را می دهد. علاوه بر این، می توانید از هر فاز تقسیمی که دوست دارید استفاده کنید، مانند Now، Next و Future. یا می توانید سال را به سه ماهه مانند Q1، Q2، Q3، Q4 یا حتی ماه ها و هفته ها تقسیم کنید.

در مرحله دوم، می توانید معیارهای مرتبط با تقسیم عمودی خود را ویرایش کنید، همچنین می توانید گزینه های خود را در کنار رنگ دلخواه خود بنویسید.

فایل اکسل مایلستون مدیریت پروژه – مایلستون نقشه راه پروژه Milestone

علاوه بر این، نقشه راه شما را می توان بر اساس فازهایی سازماندهی کرد که هر کدام بخش و رنگ متفاوتی را نشان می دهد. علاوه بر فازهای عمودی، فازهای افقی نیز می توانند وجود داشته باشند، مانند Q1 Q2 Q3 Q4 و بسیاری دیگر.

به عنوان آخرین مرحله، می توانید محدوده زمانی خود را تنظیم کنید و طول وظایف خود را بر اساس زمان تخمین زده شده برای انجام آنها تنظیم کنید.

خلاصه ویژگی های الگوی نقشه راه اکسل:

• نمودار ساز نقشه راه خودکار
• کاملا قابل چاپ
• گزینه های قابل تنظیم
• یادداشت های اطلاعاتی گنجانده شده است
• بدون نیاز به نصب، آماده استفاده است
• هم روی مک و هم روی ویندوز کار می کند
• سازگار با اکسل 2013 و نسخه های بعدی
• شامل هیچ کد VBA یا ماکرو نمی شود

فایل اکسل مایلستون مدیریت پروژه – مایلستون نقشه راه پروژه Milestone

نقشه راه پروژه چيست ؟

نقشه راه پروژه، يک خلاصه بصري سطح بالا از فازهاي چرخه حيات، تحويل شدني هاي کليدي، بررسي هاي مديريتي و مايلستون ها مي باشد.

اطلاعات معمول عبارتند از:

• فازهاي چرخه حيات پروژه
• رويدادها يا تحويل شدني هاي اساسي در هر فاز
• مايلستونهاي اصلي
• چارچوب زماني و انواع بررسي ها

نقشه راه و روش پروژه، اطلاعات را براي مورد ها زير مهيا مي نمايد:

• زمانبندي پروژه
• ثبت کننده ريسک
• ليست مايلستون

نقشه راه پروژه، يک بار تنظيم مي گردد و تنها زماني تغيير مي کند که تاريخ رويدادها، مايلستون ها يا اين که تحويل شدني هاي کليدي تغيير و تحول کند.

در اين خصوص استفاده از يک نرم افزار پيمانکاري خوب جهت مديريت پروژه امري حائر اهميت است که شما را قادر مي سازد اين سند را به صورت مستند در سيستم مديريت پروژه ثبت کنيد.

نکات مناسب سازي

براي پروژه هاي بزرگ و پيچيده، اين صنعت احتمالاً سند جداگانه و مستقل خواهد بود ولي براي پروژه هاي کوچکتر، نقشه راه ممکن است تحت عنوان برنامه مديريت پروژه عمل نمايد.

از توضيحات مندرج در جدول پايين مي‌توانيد در گسترش برنامه مديريت پروژه کمک بگيريد.

فازهاي چرخه حيات پروژه: اسم هرمورد از فازهاي چرخه حيات

رويدادها يا تحويل شدني هاي کليدي: تحويل شدني هاي کليدي، دروازه هاي فاز، تصويب هاي کليدي، وقايع خارجي يا ديگر رويدادهاي اصلي در پروژه

مايلستون هاي اصلي: مايلستون هاي پروژه

چارچوب زماني و انواع بررسي ها: مديريت، مشتري، انطباق يا ديگر نظارت هاي اساسي

فایل اکسل مایلستون مدیریت پروژه – مایلستون نقشه راه پروژه Milestone

همه‌ی پروژه‌ها، تاریخ‌های شروع و پایان خود را دارند. اما در طول مسیر، تیم‌ها چطور اطمینان حاصل می‌کنند که در مسیر رسیدن به ضرب‌الاجل‌ها، اتمام سر موعد، و خرج نکردن بیشتر از بودجه قرار دارند؟ پاسخ : مایلستون های پروژه.

همانطور که از نام آن پیداست، مایلستون‌ها عبارتند از نشانگرهایی در برنامه‌ی زمانی پروژه که رخدادهای مهم یا اهداف را نشان می‌دهند؛ در گانت چارت، به آنها مایلستون‌های گانت چارت گفته می‌شود. مایلستون‌های نمودار گانت یک شیوه‌ی عالی برای برآورد مدت زمانی است که مراحل خاص یک پروژه بایستی به طول بینجامند.

بر این اساس، مایلستون‌ها یک ابزار مدیریت مؤثر هستند که با تعیین آن ها می‌توانید وضعیت مراحل مختلف پروژه را ردیابی نمایید و تعیین کند که آیا بایستی اصلاحاتی انجام شود تا سبب شود طبق برنامه پیش رویم یا خیر؛ بعلاوه، نمودارهای مایلستون، موفقیت‌های بزرگ را پیگیری کرده و بر آنها تأکید می‌کنند. این امر می‌تواند کارآیی تیم و روحیه‌ی کلی تیم را بهبود ببخشد.

نمونه‌های مایلستون (Milestone)

مایلستون‌ها بسته به اندازه‌ی پروژه، حیطه و اندازه‌ی تیم از پروژه‌ای به پروژه‌ی دیگر متفاوت هستند. با این وجود، اکثر مایلستون‌ها اَشکال مشابهی دارند و برای نمایش رخدادهایی مانند موارد زیر به کار می‌روند:

• نشست‌ها (جلسه‌ها)
• تأییدیه‌های نهایی
• تصویب‌ها
• شروع‌ آزمون‌های مختلف
• اتمام مرحله‌ی ساخت

همانطور که مشاهده می‌کنید، این موارد رخدادهای مهمی در چرخه‌ی عمر پروژه هستند. اگر این اتفاق رخ ندهد، پروژه پیش نخواهد رفت. با تأکید کردن بر این رخدادها به عنوان مایلستون، اهمیت آنها را نشان می‌دهیم.

مایلستون‌ها اغلب در پایان مراحل پروژه می‌آیند، اما این یک قاعده‌ی بی‌استثناء نیست. آنها می‌توانند در مرحله‌ی میانی حضور داشته باشند و حتی به عنوان فشار نهایی باشند که اعضای تیم برای تکمیل مراحل نیاز دارند. مایلستون‌ها یکی از مفیدترین ابزارهای مدیریتی هستند که یک مدیر پروژه می‌تواند برای برانگیختن اعضای تیم و حفظ سرعت برای پیشبرد پروژه به کار گیرد.

چرا مایلستون‌ها (Milestone) حائز اهمیت هستند؟

علاوه بر نشان دادن مهم‌ترین رخدادها در یک جدول زمانی پروژه، مایلستون‌ها ابزاری عالی برای تجلیل از موفقیت هستند. هر مایلستون که یک تیم انجام می‌دهد به این معناست که آنها در مسیر خود قرار دارند و یک قدم به تکمیل پروژه نزدیکتر شده‌اند. دیدن این دستاوردها در قالب مایلستون‌ها، روحیه‌ی تیم را تقویت می‌کند.

مایلستون‌ها می‌توانند نشان دهند که چه زمان سررسید پرداخت‌ها به پیمانکاران و سایر خدمات خارجی در پروژه‌های ساختمانی فرا می‌رسد. به عنوان مثال، زمانیکه یک مایلستون تکمیل می‌شود، ممکن است زمان آن رسیده باشد که درصدی از هزینه را به معمار پرداخت کنیم. به این ترتیب، مایلستون‌ها یک هدف عملی را هم انجام می‌دهند. اگر یک مایلستون تکمیل نشود یا انجام نشود، پروژه نمی‌تواند به جلو حرکت کند و ممکن است زمان اصلاح برنامه‌ی زمانی پروژه یا استراتژی کلی رسیده باشد.

نمودار مایلستون (Milestone) چیست؟

نمودار مایلستون، مایلستون‌های پروژه را در نمودار به تصویر می‌کشد. نمودار مایلستون معمولاً هر مایلستون و زمانی که باید تکمیل شود، وضعیت مایلستون (کامل یا ناقص) و گاهی اولویت مایلستون را نمایش می‌دهد. بسیاری از نمودارهای مایلستون از رنگ‌های خاصی از نمادها برای نشان دادن مهم‌ترین مایلستون‌ها استفاده می‌کنند.

انواع مختلفی از نمودارهای مایلستون وجود دارد که هر یک نشاندهنده‌ی نکاتی در برنامه‌ی زمانی پروژه و فضای بین آنها هستند. تیم‌های مختلف بسته به ترجیحات خودشان و خود پروژه ممکن است نمودارهای مایلستون متفاوت را انتخاب نمایند. به عنوان مثال، بعضی از تیم‌ها نمودارهای مایلستونی را ارائه می‌دهند که فقط خود مایلستون‌ها را نشان می‌دهند و می‌توانند از کدگذاری رنگی برای نشان دادن نوع و اهمیت مایلستون استفاده کنند.

این نوع نمودارهای مایلستون در بعضی موقعیت‌ها استفاده می‌شوند، حتی اگر جزئیات دیگری از برنامه‌ی ‌زمانی پروژه را نشان ندهند. بررسی مایلستون‌ها در یک قالب ساده‌شده ممکن است سودمند باشد، اما بایستی آنها را در بافت یک برنامه‌ی زمانی گسترده‌تر در نظر بگیریم. به همین دلیل، یک مایلستون و یک نمودار گانت بایستی با هم ترکیب شوند.

قدرت مایلستون‌های نمودار گانت

با استفاده از نمودار مایلستون به همراه یک نمودار گانت، دو مورد از مؤثرترین ابزارهای مدیریت پروژه‌ بصری موجود را برای ایجاد برنامه‌ی ‌زمانی نهایی به طور کارآمد ترکیب می‌کنیم. نمودارهای گانت این امکان را فراهم می‌کنند که تصویری از کل برنامه‌ی زمانی پروژه‌ی خود و همچنین وظایف، مأموران، وابستگی‌های وظایف و موارد دیگر را مشاهده کنیم. افزودن یک نمودار مایلستون به این معادله به این معناست که می‌توانیم نقاط کنترل را ببینیم که باید از دستیابی به آنها مطمئن شویم.

نمونه ای از مایلستون ها در گانت چارت

نمودار‌های گانت طیف وسیعی از داده‌ها را در یک قالب ساده‌شده نشان می‌دهند. و آنها را برای مرجع فوری کامل می‌کند، و به این معنا نیز هست که آنها مملو از اطلاعات هستند. وقتی مسأله این باشد، ما به چیزی نیاز داریم که اطلاعات را تجزیه کند و بر نقاط کانونی “تأکید کند”. مایلستون‌ها این کار را انجام می‌دهند.

با تعیین مایلستون‌ها هنگام ایجاد یک برنامه‌ی زمانی، ما سیستمی را برای بررسی وضعیت پروژه‌ی خود در آینده راه‌اندازی می‌کنیم. فرض کنید روی یک پروژه در مقیاس بزرگ به همراه بسیاری از وظایف وابسته که همزمان در حال انجام هستند کار می‌کنیم. ممکن است اطلاعات بسیار زیادی برای بررسی وجود داشته باشد، و یافتن اصل آنچه نیاز است بدانیم شاید دشوار باشد. مایلستون‌ها از جزئیات متمایز می‌شوند و یافتن اطلاعاتی که در پی آن هستید را ساده‌تر می‌کنند.

چگونه یک نمودار مایلستون در نمودار گانت ایجاد کنیم

ایجاد فهرستی از وظایف

مهم نیست که چه ابزار زمانبندی‌ای را انتخاب می‌کنیم، باید فهرست کاملی از وظایف را ارائه دهیم. وظایف جدید طبیعتاً در طول چرخه‌ی عمر پروژه رخ خواهند داد، اما فهرست وظایف اصلی بایستی تا حد امکان جامع باشد. فهرست مفصلی از وظایف سبب ساده شدن فرآیند شناسایی وظایف اولیه و ثانویه و ترسیم بهترین موقعیت مکانی برای یک مایلستون می‌شود.

زمانبندی وظایف روی یک نمودار گانت

وقتی فهرستی از وظایف را ارائه کردیم و تمام جزئیات لازم (نام وظیفه، مأمور، تاریخ شروع، تاریخ پایان و غیره) را مستند کردیم اکنون تمام اطلاعاتی که برای زمانبندی این وظایف در نمودار گانت نیاز داریم در اختیار ماست. اطلاعاتی که قبلاً گردآوری شده را وارد کرده و برنامه‌ی خود را در چند ثانیه مشاهده می‌کنیم. از اینجا، تغییرات و اصلاحات را با کشیدن و رها کردن نوارهای وظیفه انجام می‌دهیم.

تعیین مراحل پروژه

استفاده از نمودار گانت برای زمانبندی پروژه‌ها به این معناست که تقریباً می‌توانیم با تجزیه و تحلیل و طبقه‌بندی وظایف، مراحل پروژه‌ی خود را به ‌طور خودکار مجسّم کنیم. هر نوار یک وظیفه‌ی متفاوت را نشان می‌دهد و رنگ‌های مختلف می‌توانند مراحل مختلف پروژه را نشان دهند. وقتی بتوانیم این مراحل را مشاهده کنیم، جایگذاری مایلستون‌ها تقریباً راحت خواهد بود. وقتی تعیین کردیم که مایلستون‌ها را کجا جایگذاری کنیم، صرفاً به چند کلیک نیاز داریم.

جایگذاری مایلستون‌ها

ابزارهای نوین مدیریت پروژه، تنظیم مایلستون‌ها را آسان می‌کنند. وقتی برنامه‌ی زمانی خود را ایجاد کردیم و تعیین کردیم که کدام اتمام وظایف به عنوان مایلستون‌ها تعیین می‌شوند، جزئیات مایلستون را وارد می‌کنیم و اطلاعات را با تیم خود به اشتراک می‌گذ‌اریم تا همه بتوانند آن را ببینند. وقتی مایلستون‌های خود را جایگذاری کردیم، این دستاوردها را می‌توانیم با نمادی به روشنی یک نماد الماس کوچک که برنامه را دچار بی‌نظمی نمی‌کند نشان دهیم.

فایل اکسل مایلستون مدیریت پروژه – مایلستون نقشه راه پروژه Milestone