اگر به برگه حضور و غیاب برای پیگیری مشارکت در جلسات، مدرسه، محل کار، باشگاه یا سایر فعالیت‌ها نیاز دارید، مجموعه ی 7 فایل اکسل ثبت حضور و غیاب و مرخصی در اکسل، ساده، قابل تنظیم و کاربردی هستند. فرقی ندارد که معلمی باشید که قصد ثبت حضور دانش‌آموزان را دارید، یا بخواهید یک برگه قابل چاپ برای جلسات تهیه کنید، ما صفحه‌گسترده‌هایی برای نیاز شما داریم. همچنین می‌توانید حضور بازدیدکنندگان، فعالیت‌های داوطلبانه، ثبت نام مهمانی‌ها یا مرخصی کارمندان را به راحتی مدیریت کنید.

فایل اکسل ثبت و پیگیری حضور و غیاب

اولین فایل از این مجموعه، اکسل ثبت مرخصی پرسنل * مدیریت مرخصی کارمندان * مرخصی روزانه است.

این فایل همان فایلی هست که در صفحه زیر عرضه شده است.

اکسل ثبت مرخصی پرسنل

 

 

بسیاری از ادارات، مدارس و مشاغل، حضور و غیاب را با استفاده از صفحات گسترده اکسل ثبت می‌کنند. صفحات گسترده می‌توانند برای چاپ فرم‌های خالی حضور و غیاب که با دست تکمیل می‌کنید، استفاده شوند، یا می‌توانید از رایانه یا دستگاه تلفن همراه خود (موبایل) برای ویرایش آنها استفاده کنید.

الگوهای ثبت حضور و غیاب زیر برای حضور و غیاب در کلاس درس طراحی شده‌اند، اما می‌توان آنها را با تغییر برخی از برچسب‌ها، برای سایر اهداف ردیابی حضور و غیاب نیز تطبیق داد.

اگر می‌خواهید حضور افراد در جلسات کاری، باشگاه‌ها یا کلاس‌های مدرسه را پیگیری کنید، الگوی ثبت حضور و غیاب را امتحان کنید .

 

 

الگوی اکسل برگه حضور و غیاب

از این فایل اکسل حضور و غیاب در تلفن یا سایر دستگاه‌های همراه خود برای پیگیری حضور در کلاس‌ها یا جلسات خود استفاده کنید. اگر از قبل آن را ندارید، فقط باید برنامه اکسل را نصب کنید. فایل را در OneDrive ذخیره کنید تا تغییرات خود را با سایر دستگاه‌های خود همگام‌سازی کنید، یا فایل را مستقیماً در تلفن خود دانلود کنید. ثبت حضور و غیاب را می‌توان به راحتی با استفاده از منوی کشویی برای انتخاب ماه و روز و برای علامت‌گذاری حضور و غیاب تکمیل کرد. می‌توانید قالب را با استفاده از هر نماد یونیکد جالبی که در نسخه اکسل شما نمایش داده می‌شود، سفارشی کنید.

نسخه: اکسل ۲۰۱۰ یا بالاتر

از نمادهای جالب برای پیگیری حضور و غیاب استفاده کنید.

در این فایل اکسل حضور و غیاب تصمیم گرفتم کاری کمی سرگرم‌کننده‌تر از استفاده از “x” برای علامت‌گذاری حضور و غیاب انجام دهم. مشخص شد که در برخی از تلفن‌ها می‌توانید از نمادهای ایموجی یا شکلک در برنامه اکسل استفاده کنید. اگرچه وارد کردن این نمادها با استفاده از صفحه کلید آسان نیست، اما می‌توانید به راحتی آنها را هنگام تنظیم برگه با لیست‌های کشویی اکسل انتخاب کنید .

این الگو از تابع COUNTA() برای شمارش تعداد سلول‌هایی که متن در آنها وجود دارد استفاده می‌کند. بنابراین، فرقی نمی‌کند از چه نمادی برای علامت‌گذاری رول استفاده کنید. حتی می‌توانید از نمادهای مختلف زیادی استفاده کنید.

همه نمادهای یونیکد برای همه فونت‌ها، سیستم عامل‌ها، مرورگرها و برنامه‌ها تعریف نمی‌شوند. بنابراین، همیشه می‌توانید به استفاده از نمادی که برنامه شما پشتیبانی می‌کند (مانند “x”) برگردید. برای سفارشی‌سازی کادرهای کشویی، می‌توانید لیست CheckBox را در سمت راست فهرست حضور و غیاب در صفحه گسترده ویرایش کنید. تکه‌ای از 🍰 (کیک).

در زیر چند نماد یا کاراکتر وجود دارد که می‌توانید برای فهرست حضور و غیاب خود استفاده کنید. می‌توانید این نمادها را از این صفحه کپی و در اکسل پیست کنید.

x، ★، ☆، ☺، ✔، ❤، ♫، ⚜، ☘، ☀، ⚽، ⚾، 🏈، 🏀، 🚲، ⛳، 🎾، ⛸، 🙂، 😐، 🍎

این نمادها ممکن است در مرورگر شما نمایش داده نشوند. برخی از کاراکترهای یونیکد که اخیراً تعریف شده‌اند، فقط در مرورگرهای جدیدتر نمایش داده می‌شوند و ممکن است توسط همه برنامه‌ها پشتیبانی نشوند. برای نمادهای یونیکد بیشتر، به مقاله من با عنوان «استفاده از نمادهای کاراکتر یونیکد در اکسل» مراجعه کنید .

 

 

فرم حضور و غیاب در کلاس ماهانه

مناسب برای: اکسل ۲۰۰۷ یا بالاتر

این فرم پیگیری حضور و غیاب ماهانه برای هر سال و ماهی طراحی شده است. برای شروع پیگیری حضور و غیاب برای یک ماه جدید، کافیست برگه کار را کپی کنید، اطلاعات ماه قبل را پاک کنید و ماه را از طریق کادر کشویی تغییر دهید.

یک منوی کشویی اضافه شده که به شما امکان می‌دهد در صورت لزوم، آخر هفته‌ی هایلایت شده را از شنبه-یکشنبه به جمعه-شنبه تغییر دهید.

 

 

ثبت حضور و غیاب هفتگی دانش‌آموزان

مناسب برای: اکسل ۲۰۰۷ یا بالاتر

استفاده از فایل اکسل حضور و غیاب

برای هر دوی این صفحات گسترده حضور و غیاب، باید یک کپی از فرم را پس از پایان ماه یا هفته ذخیره کنید. برای انجام این کار، صفحه کار را کپی یا تکثیر کنید تا هر هفته یا ماه یک برگه جداگانه در دفترچه کار باشد. برگه‌ها را بر اساس ماه یا هفته تغییر نام دهید. می‌توانید این برگه‌های کار را قبل از شروع سال یا در حین کار ایجاد کنید. نام دانش‌آموزان خود را قبل از ایجاد کپی از صفحه کار اضافه کنید. همچنین ممکن است بخواهید فرم‌های تکمیل شده را در صورت خرابی کامپیوتر چاپ کنید.

فرم حضور و غیاب ماهانه کلاس به گونه‌ای طراحی شده است که روزهای هفته و تاریخ‌های استفاده شده برای برچسب‌های ستون‌ها بر اساس ماه و سالی که شما مشخص می‌کنید، به‌روزرسانی می‌شوند. اگر در این تاریخ‌ها خطایی دارید، املای ماه را بررسی کنید. در یک روز معین، یک T، U، E یا P را در ستون وارد می‌کنید تا مشخص شود که آیا دانش‌آموز دیر، بدون عذر موجه، با عذر موجه یا حاضر بوده است. مجموع، شمارش تعداد این حروف در هر ردیف است (فرمول‌ها به حروف کوچک و بزرگ حساس نیستند).

گزارش حضور و غیاب هفتگی دانش‌آموزان به ماه، سال یا هفته بستگی ندارد، اما می‌توانید یک تاریخ را در فیلد «هفته‌ی مربوط به آن» برای مرجع وارد کنید. برای پیگیری حضور و غیاب، کافیست یک «x» یا حرف دیگری را در ستون صحیح اضافه کنید. در فرم هفتگی، می‌توان یک دانش‌آموز را هم به عنوان «تأخیرکننده» و هم به عنوان «حاضر» علامت‌گذاری کرد. مطمئن شوید که الزامات گزارش‌دهی خود را رعایت می‌کنید.

نسخه‌های جدید ستون‌های جداگانه‌ای برای شناسه دانشجویی و نام دارند که در تصاویر، «نام دانشجو» نشان داده شده است. این به شما امکان می‌دهد در صورت تمایل جدول را بر اساس نام یا شناسه مرتب کنید. هنگام مرتب‌سازی، مطمئن شوید که همه ستون‌ها (نه فقط ستون نام یا شناسه) و فقط یک ردیف برچسب (ردیف شامل برچسب‌های «شناسه» و «نام») را انتخاب می‌کنید. هنگام مرتب‌سازی، ردیف جمع جزئی را در پایین قرار ندهید.

 

 

الگوی حضور و غیاب کلاس

حضور و غیاب کلاسی خود را برای یک سال تحصیلی کامل با استفاده از اکسل پیگیری کنید.

این فایل اکسل حضور و غیاب جدید حضور و غیاب دانش‌آموزان، چندین فرم حضور و غیاب ماهانه دانش‌آموزان را در یک کتاب کار واحد ترکیب می‌کند، به همراه یک برگه خلاصه سالانه که مجموع کل سال تا به امروز را ارائه می‌دهد. من این را به درخواست مدیر مدرسه‌ای که ابزاری برای پیگیری حضور و غیاب برای کل سال تحصیلی می‌خواست، ایجاد کردم.

برگه خلاصه سالانه را می‌توان از طریق “ادغام پستی” برای چاپ گزارش‌های حضور و غیاب دانش‌آموزان ارجاع داد. برای دستورالعمل‌های مربوط به نحوه انجام این کار، به زیر مراجعه کنید.

مناسب برای: اکسل ۲۰۰۷ یا بالاتر و اکسل برای آیپد

«بدون نصب، بدون ماکرو – فقط یک فایل اکسل ساده»

 

 

فایل های اکسل حضور و غیاب به‌روزرسانی شده‌اند تا اضافه کردن دانش‌آموزان جدید در اواسط سال آسان‌تر شود و امکان مرتب‌سازی نام‌ها بر اساس حروف الفبا بدون بهم ریختن همه چیز (اگر درست انجام دهید) فراهم شود.

• ستون نام دانشجو اکنون به شناسه دانشجویی (Student ID) و نام دانشجو (Student Name) تقسیم شده است.
• کاربرگ YearToDate با استفاده از توابع جستجو بر اساس شماره دانشجویی، مجموع نمرات هر دانشجو را محاسبه می‌کند.

تنها نکته منفی این است که نام‌ها و شناسه‌ها باید به صورت دستی در هر برگه وارد شوند، یا با کپی کردن دقیق و استفاده از Paste Special > Values. این تغییر برای آسان‌تر کردن اضافه کردن نام‌ها در ماه‌های بعدی و مرتب‌سازی بر اساس حروف الفبا ضروری بود.

اگر می‌خواهید از این الگوی حضور و غیاب کلاس برای ایجاد گزارش‌های حضور و غیاب دانش‌آموزان استفاده کنید، نکات مهمی که باید بدانید در اینجا آمده است.

آموزش‌های آنلاین زیادی وجود دارد که نحوه استفاده از مایکروسافت ورد برای ایجاد فرم‌ها و انواع دیگر گزارش‌ها را از طریق فرآیندی که به عنوان “ادغام پستی” شناخته می‌شود، توضیح می‌دهند.

من قصد ندارم آموزش کاملی در مورد نحوه استفاده از ویژگی ادغام پستی در ورد نشان دهم. برخی از دستورالعمل‌های زیر مختص اکسل ۲۰۱۰ هستند.

۱. یک نامه یا فرم در مایکروسافت ورد آماده کنید.

گزارش، فرم یا نامه خود را در مایکروسافت ورد با استفاده از متغیرهایی برای نام دانش‌آموز و سایر ستون‌ها در الگوی حضور و غیاب کلاس ایجاد کنید.

۲. ویزارد ادغام ایمیل را اجرا کنید.

با باز کردن سند ورد خود، به    Mailings > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard   بروید.

در مرحله ۱ ویزارد، احتمالاً می‌خواهید Letters را انتخاب کنید. در مرحله ۲،   «Use the current document»  را انتخاب کنید.

۳. از الگوی حضور و غیاب اکسل به عنوان منبع داده استفاده کنید.

در مرحله ۳ ویزارد، گزینه «استفاده از لیست موجود» را انتخاب کنید و با استفاده از مرورگر، فایل اکسل الگوی حضور و غیاب کلاس مورد استفاده خود را پیدا کنید.

مهم: وقتی از شما خواسته می‌شود جدولی را از فایل اکسل انتخاب کنید، جدولی با نام list_totals را پیدا کنید . این یک محدوده نامگذاری شده است که به جدول موجود در برگه YearToDate ارجاع می‌دهد.

مرحله بعدی انتخاب گیرنده‌هایی است که می‌خواهید وارد کنید. می‌توانید از یک فیلتر برای انتخاب ردیف‌هایی در جدول که نام دانشجویی در آنها خالی نیست استفاده کنید. (در قسمت Field: گزینه “Student Name” و در قسمت Comparison: گزینه “Is Not Blank” را انتخاب کنید.)

۴. فیلدهای ادغام را در نامه یا گزارش خود وارد کنید.

در مرحله ۴ از ویزارد ادغام ایمیل، روی موارد بیشتر کلیک کنید تا فهرستی از ستون‌های جدولی که در فایل اکسل الگوی حضور و غیاب کلاس به آنها لینک داده‌اید، مشاهده شود. موارد مورد نیاز را وارد کنید.

 

 

 

الگوی ثبت حضور و غیاب

 

این فایل اکسل حضور و غیاب، راهی عالی برای ثبت حضور و غیاب در جلسات، باشگاه‌ها، پیشاهنگی، کلیسا و کلاس‌های مدرسه یکشنبه است. گزارش حضور و غیاب خالی را برای دفترچه یادداشت یا کلیپ‌بورد خود چاپ کنید. سپس اطلاعات را به صفحه گسترده خود منتقل کنید تا یک گزارش حضور و غیاب الکترونیکی داشته باشید.

می‌توانید تاریخ‌های دلخواه را برای پیگیری حضور در جلسات وارد کنید، یا اگر حضور در کلیسا یا مدرسه یکشنبه را پیگیری می‌کنید، می‌توانید اولین تاریخ را به صورت دستی در سلول C5 وارد کنید و سپس از فرمولی مانند = C5 +7 برای هفته بعد استفاده کنید.

برای اضافه کردن افراد یا تاریخ‌های بیشتر، کافیست سطرها یا ستون‌های موجود را کپی/درج/پیست کنید. تعداد حضور و غیاب بر اساس تاریخ و شخص محاسبه می‌شود.

 

نحوه ی اضافه کردن ردیف به فایل های اکسل