اکسل ثبت مرخصی پرسنل ( مدیریت مرخصی کارمندان ) یک قالب برای ردیابی مرخصی کارمندان در یک صفحه گسترده (Spreadsheet) طراحی شده است. شما می‌توانید مرخصی‌های بیماری، استراحت، شخصی، مرخصی‌های با حقوق و بدون حقوق را ثبت کنید.

اکسل ثبت مرخصی پرسنل * مدیریت مرخصی کارمندان * مرخصی روزانه

این قالب به شما امکان می‌دهد مرخصی‌ها را به صورت روز کامل یا نیم‌روز برای هر تعداد کارمند ثبت کنید و نتایج را به صورت ماهانه و سالانه خلاصه کنید. همچنین، می‌توان از این قالب برای ایجاد برنامه زمانی مرخصی‌ها یا شیفت‌های کاری استفاده کرد.

توضیحات: این صفحه گسترده به شما اجازه می‌دهد هم به عنوان ردیاب مرخصی و هم به عنوان یک برنامه‌ریزی مرخصی عمل کنید. اگر در حال ثبت مرخصی‌های برنامه‌ریزی‌شده هستید، توجه داشته باشید که برگه YTD “YearToDate” تمام موارد وارد شده در ۱۲ ماه را شمارش می‌کند (نه فقط مرخصی‌هایی که تا تاریخ کنونی استفاده شده‌اند). بنابراین، بهتر است این صفحه به عنوان “خلاصه سالانه” در نظر گرفته شود.

اکسل ثبت مرخصی پرسنل مدیریت مرخصی روزانه لیست پرسنل-

حداقل نیازمندی‌ها:

• مناسب برای Excel 2013 یا نسخه‌های جدیدتر.
• استفاده تحت مجوز شخصی (قابل توزیع یا فروش نیست).

نحوه استفاده از ردیاب مرخصی

گام ۱: ویرایش سال و برچسب‌ها در برگه YTD – YearToDate (از ابتدای سال تاکنون)

• در برگه YTD، می‌توانید سال و برچسب‌های مربوط به انواع مرخصی‌ها و حروف اختصاری آن‌ها را ویرایش کنید.
• این قالب به شما امکان می‌دهد تا حداکثر ۶ نوع مختلف از مرخصی‌ها را پیگیری کنید. اگر نیاز به پیگیری بیش از این تعداد دارید، افزودن ستون‌های اضافی امکان‌پذیر است، اما نیازمند آشنایی با Excel و فرمول‌نویسی است.

گام ۲: وارد کردن نام کارمندان در برگه YTD – YearToDate (از ابتدای سال تاکنون)

• در این بخش، لیست نام کارمندان را وارد کنید.
• برگه‌های ماهانه از فرمول‌هایی استفاده می‌کنند که نام‌ها را بر اساس شناسه کارمند (Employee ID) جستجو می‌کند. بنابراین، نیازی به وارد کردن نام کارمندان به صورت جداگانه در هر برگه نیست.
• ستون شناسه کارمند (Employee ID) برای استفاده در فرمول‌ها بسیار مهم است، بنابراین از مقادیر یکتای شناسه برای هر کارمند استفاده کنید.

گام ۳: ذخیره نسخه پشتیبان از قالب

• برای سهولت در استفاده برای سال‌های آینده، در این مرحله از قالب نسخه پشتیبان بگیرید. این نسخه به عنوان نقطه شروع برای برنامه مرخصی سال‌های آینده قابل استفاده است.

گام ۴: ثبت مرخصی در برگه‌های ماهانه

• لیست کشویی موجود در برگه‌های ماهانه به شما این امکان را می‌دهد که حروف مرتبط با انواع مرخصی را انتخاب کنید.
• اگر نیاز به ردیابی نیم‌روز دارید، می‌توانید “V” را به “HV” (Half Vacation) یا “VH” تغییر دهید.
• برای بررسی نحوه عملکرد این سیستم، می‌توانید فرمول‌های ستون‌های “مجموع” را مشاهده کنید.

اکسل ثبت مرخصی پرسنل مدیریت مرخصی روزانه-متحرک

نکته تکمیلی: قالب به صورت پیش‌فرض برای شمارش روزها طراحی شده است و اگر نیاز به ردیابی مرخصی بر اساس ساعات دارید، بهتر است از قالب های زیر استفاده کنید.

فایل اکسل ردیاب حضور و غیاب کارکنان * مدیریت ثبت مرخصی پرسنل در اکسل

برنامه ثبت تردد مرخصی پرسنل کارکرد ماهانه صدور فیش حقوقی

محدودیت‌ها و امکانات جانبی قالب

• محدودیت‌ها: این قالب برای شمارش مرخصی‌ها بر اساس روزها طراحی شده است و شمارش ساعت‌ها را پشتیبانی نمی‌کند. اگر نیاز به ردیابی ساعات دارید، قالب دیگری به نام Vacation Accrual پیشنهاد می‌شود.
• امکانات جانبی:
  • امکان افزودن کارمندان بیش از تعداد پیش‌فرض (۳۰ نفر) با افزودن ردیف‌های جدید به همراه کپی فرمول‌ها.
  • قابلیت شخصی‌سازی بیشتر با ویرایش فرمول‌ها برای نیازهای خاص.

در اینجا یک نسخه کامل‌تر و گسترش‌یافته از توضیحات “ردیاب مرخصی کارمندان” شامل برخی موارد اضافی و کاربردی آمده است:

1. کاربرد جامع برای مدیریت منابع انسانی: این قالب به شما کمک می‌کند تا برنامه‌های مرخصی کارمندان خود را به صورت دقیق مدیریت کرده و در عین حال از اطلاعات برای تحلیل و برنامه‌ریزی بهتر استفاده کنید.
2. مدیریت چندین نوع مرخصی: می‌توانید انواع مختلفی از مرخصی‌ها شامل بیماری، استراحت، شخصی، مرخصی با حقوق یا بدون حقوق را همزمان مدیریت کنید.
3. امکان پیگیری مرخصی‌های برنامه‌ریزی‌شده: با استفاده از برگه‌های ماهانه، می‌توانید مرخصی‌های پیش‌بینی‌شده را وارد کرده و مطمئن شوید که تعداد روزهای مرخصی باقیمانده همیشه به روز هستند.
4. افزایش ظرفیت کارکنان: این قالب به صورت پیش‌فرض تا 30 کارمند را پشتیبانی می‌کند، اما شما می‌توانید با افزودن ردیف‌ها و کپی‌کردن فرمول‌ها تعداد بیشتری از کارمندان را اضافه کنید.
5. طراحی انعطاف‌پذیر: با ویرایش فرمول‌ها و برچسب‌ها، می‌توانید آن را متناسب با نیازهای خاص شرکت خود تنظیم کنید.
6. خلاصه‌سازی سالانه: برگه YearToDate تمام مرخصی‌های ثبت‌شده را به صورت یکجا نمایش می‌دهد و امکان تحلیل سریع و دقیق را فراهم می‌آورد.
7. حسابداری برای نیم‌روزها: با تغییرات کوچک در حروف اختصاری (مانند استفاده از HV یا VH)، می‌توانید مرخصی‌های نیم‌روزه را نیز ثبت و مدیریت کنید.
8. برنامه‌ریزی و هماهنگی شیفت‌ها: علاوه بر مرخصی‌ها، این قالب برای تنظیم و هماهنگی شیفت‌های کاری نیز قابل استفاده است.
9. ردیابی تغییرات: تمامی تغییرات به صورت خودکار در تمام برگه‌های مرتبط به‌روزرسانی می‌شوند، بنابراین نیازی به وارد کردن اطلاعات مشابه در چند برگه نیست.
10. پشتیبانی از Excel نسخه‌های جدیدتر: این قالب برای Excel 2013 و نسخه‌های جدیدتر طراحی شده است تا از امکانات مدرن این نرم‌افزار بهره ببرد.
11. سیستم شفاف و قابل اعتماد: با استفاده از شناسه یکتا برای هر کارمند، خطاهای احتمالی به حداقل می‌رسد و گزارش‌دهی دقیق‌تر می‌شود.
12. مناسب برای تیم‌های کوچک و متوسط: این ابزار برای سازمان‌های کوچک و متوسط که به دنبال یک روش ساده برای مدیریت منابع انسانی هستند، ایده‌آل است.
13. استفاده از لیست‌های کشویی: این قابلیت انتخاب آسان انواع مرخصی‌ها و جلوگیری از ورود اطلاعات اشتباه را فراهم می‌کند.
14. ذخیره زمان: به دلیل قابلیت‌های خودکارسازی و فرمول‌های پیش‌فرض، فرآیند مدیریت مرخصی‌ها سریع‌تر و ساده‌تر می‌شود.
15. تجزیه و تحلیل سفارشی: با استفاده از ابزارهای تحلیل Excel، می‌توانید داده‌ها را بر اساس نیازهای خاص خود تجزیه و تحلیل کنید.
16. گزارش‌دهی شفاف: تمامی داده‌ها در یک نگاه قابل مشاهده هستند و می‌توان به سرعت گزارش‌های مرخصی را به مدیریت یا تیم منابع انسانی ارائه داد.
17. امکان تهیه نسخه پشتیبان: برای جلوگیری از از دست رفتن اطلاعات، امکان تهیه نسخه پشتیبان از این قالب در هر زمان وجود دارد.
18. یادگیری آسان: برای کسانی که با Excel آشنایی اولیه دارند، کار با این قالب بسیار ساده و بی‌دردسر است.
19. مدیریت دقیق مرخصی‌های پرداخت نشده: این قالب به شما کمک می‌کند مرخصی‌های بدون حقوق را به تفکیک پیگیری و ثبت کنید.
20. افزایش شفافیت در سازمان: استفاده از این ابزار باعث می‌شود که فرایندهای منابع انسانی شفاف‌تر شده و اطمینان بیشتری به کارکنان منتقل شود.